34  Digital Employees

Οι Digital Employees είναι βοηθοί AI περιορισμένοι σε συγκεκριμένο χώρο εργασίας, με αποκλειστικές οδηγίες και προαιρετικές δυνατότητες. Οι διαχειριστές τούς διαμορφώνουν στο Portal και τα μέλη του χώρου εργασίας συνομιλούν με τους ενεργούς Digital Employees στο Nous.

Οι Digital Employees είναι προς το παρόν προϊόν Beta και πρέπει να ενεργοποιούνται για κάθε χώρο εργασίας από διαχειριστή της πλατφόρμας Sophea.

34.1 Άνοιγμα των Digital Employees

Για έναν χώρο εργασίας οργανισμού στο Portal:

1. Ανοίξτε τον οργανισμό.
2. Επιλέξτε Digital Employees στην πλοήγηση λογαριασμού.
3. Βρείτε έναν ενεργό χώρο εργασίας όπου το προϊόν είναι Enabled, δηλαδή ενεργοποιημένο.
4. Κάντε κλικ στο Open, δηλαδή άνοιγμα.

Μπορείτε επίσης να ανοίξετε την κάρτα του χώρου εργασίας και να χρησιμοποιήσετε τη σειρά προϊόντος Digital Employees. Για πρόσβαση μόνο στον χώρο εργασίας, ανοίξτε τον χώρο εργασίας στην ενότητα Shared with me, δηλαδή στοιχεία που έχουν κοινοποιηθεί στον χρήστη, και χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο Digital Employees. Τα στοιχεία ελέγχου παραμένουν μη διαθέσιμα μέχρι να ολοκληρωθεί η ρύθμιση του χώρου εργασίας και να ενεργοποιηθεί το προϊόν.

Στο Nous, επιλέξτε Ψηφιακοί Υπάλληλοι από την κύρια πλοήγηση για να δείτε τους Digital Employees που είναι διαθέσιμοι στον τρέχοντα χώρο εργασίας.

34.2 Δυνατότητες κάθε ρόλου

Ρόλος	Διαχείριση στο Portal	Συνομιλία στο Nous
Ιδιοκτήτης ή διαχειριστής οργανισμού	Μπορεί να διαχειρίζεται Digital Employees σε χώρους εργασίας του οργανισμού μέσω της ισχύουσας εξουσιοδότησής του στον χώρο εργασίας	Μπορεί να συνομιλεί με ενεργούς Digital Employees
Διαχειριστής χώρου εργασίας	Μπορεί να δημιουργεί, να επεξεργάζεται, να ενεργοποιεί, να απενεργοποιεί και να διαγράφει Digital Employees στον συγκεκριμένο χώρο εργασίας	Μπορεί να συνομιλεί με ενεργούς Digital Employees
Συνεργάτης χώρου εργασίας	Προβολή Digital Employees μόνο για ανάγνωση	Μπορεί να συνομιλεί με ενεργούς Digital Employees

Η διαχείριση ενός Digital Employee δεν παρέχει επιπλέον δικαιώματα αναζήτησης εγγράφων. Όταν ένας Digital Employee χρησιμοποιεί το Workspace Search, τα αποτελέσματα περιορίζονται από την πρόσβαση του ατόμου που χρησιμοποιεί τη συνομιλία.

Το Portal εμφανίζει μόνο Digital Employees που έχουν ανατεθεί σε Ομάδες στις οποίες συμμετέχετε ενεργά και οι οποίες έχουν πρόσβαση στον χώρο εργασίας. Αυτό το όριο Ομάδας ισχύει επίσης για ιδιοκτήτες οργανισμού και διαχειριστές χώρου εργασίας.

Κάθε Digital Employee ανήκει σε μία αμετάβλητη Ομάδα. Η τρέχουσα προβολή διαχείρισης εμφανίζει την Ομάδα και την κληρονομημένη πρόσβαση γνώσης μόνο για ανάγνωση. Η ανάκληση της εκχώρησης της Ομάδας στον Χώρο εργασίας δεν επιτρέπει στον Digital Employee να έχει πρόσβαση, αλλά δεν αλλάζει τον κύκλο ζωής του. Η νέα εκχώρηση της πρόσβασης της Ομάδας αποκαθιστά την πρόσβαση του Digital Employee. Το Portal εμποδίζει τη διαγραφή της Ομάδας μέχρι να διαγραφούν πλήρως όλοι οι Digital Employees που ανήκουν σε αυτήν.

Πίνακας διαχείρισης Digital Employee στο Portal

Η πρόσβαση Ομάδας μόνο για ανάγνωση κατά την επεξεργασία Digital Employee

34.3 Δημιουργία Digital Employee

Στη σελίδα Digital Employees του χώρου εργασίας στο Portal, χρησιμοποιήστε το Hire a Digital Employee, δηλαδή πρόσληψη Digital Employee, και ολοκληρώστε τον οδηγό:

• Workspace: ο οδηγός ανοίγει με μια σύνοψη του χώρου εργασίας από τον οποίο ήρθατε. Χρησιμοποιήστε το Change για να επιλέξετε διαφορετικό χώρο εργασίας.
• Team: η μία Ομάδα που κατέχει την πρόσβαση του Digital Employee. Το Portal προσφέρει μόνο τις Ομάδες σας που έχουν πρόσβαση σε αυτόν τον χώρο εργασίας.
• Role preset: ένα σημείο εκκίνησης που προσυμπληρώνει κάθε ρύθμιση. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πάντα στη συνέχεια.
• Display name: το όνομα που βλέπουν τα μέλη στο Nous.
• Description: μια σύντομη επεξήγηση του σκοπού του Digital Employee.
• Instructions: η συμπεριφορά, οι ευθύνες, οι περιορισμοί και το ύφος απόκρισης που πρέπει να ακολουθεί ο Digital Employee.
• Capabilities: ενεργοποιήστε μόνο τα εργαλεία που απαιτεί ο ρόλος.

Το Portal παράγει το slug αυτόματα από το Display name.

Οι νέοι Digital Employees εμφανίζουν κατάσταση ρύθμισης πριν να είναι έτοιμοι. Εμφανίζονται στο Nous όταν ολοκληρωθεί η εφαρμογή της αλλαγής στον χώρο εργασίας.

Οδηγός Hire a Digital Employee

Συμβουλή

Ξεκινήστε με μία σαφώς οριοθετημένη ευθύνη. Προσθέστε δυνατότητες μόνο όταν τις απαιτούν οι οδηγίες του Digital Employee.

34.4 Επιλογή δυνατοτήτων

Το Portal προσφέρει προς το παρόν τις ακόλουθες δυνατότητες:

Δυνατότητα	Σκοπός
Workspace Search	Αναζητά έγγραφα του χώρου εργασίας με βάση τα δικαιώματα πρόσβασης του τρέχοντος χρήστη.
Code Interpreter	Εκτελεί κώδικα για υπολογισμούς, ανάλυση και εργασία με δεδομένα.
Agent Service	Καλεί εξειδικευμένους agents που είναι ενεργοποιημένοι για τον χώρο εργασίας, για πιο σύνθετες ροές εργασίας.

Οι δυνατότητες ελέγχουν ποια εργαλεία μπορεί να χρησιμοποιήσει ο Digital Employee. Οι οδηγίες περιγράφουν πότε και πώς πρέπει να τα χρησιμοποιεί. Η ενεργοποίηση μιας δυνατότητας δεν παρακάμπτει την κοινή χρήση πόρων, την πρόσβαση στον χώρο εργασίας ή τα δικαιώματα άλλης υπηρεσίας.

34.5 Κατανόηση της σταθερής πολιτικής μοντέλου

Η Sophea διαχειρίζεται κεντρικά το μοντέλο των Digital Employees. Οι επιλογές μοντέλου του χώρου εργασίας ή του Digital Employee δεν αλλάζουν αυτό το runtime. Έτσι οι δυνατότητες, η είσοδος εικόνας, το reasoning, η απόδοση χρέωσης και η υποστήριξη παραμένουν συνεπή για κάθε Digital Employee. Διατηρείτε τη συμπεριφορά του ρόλου στις οδηγίες του Digital Employee.

34.6 Ενεργοποίηση, παύση, επεξεργασία ή διαγραφή

Οι διαχειριστές χώρου εργασίας μπορούν να διαχειρίζονται κάθε Digital Employee από τη σειρά του στο Portal:

• Pause θέτει σε παύση τις νέες εργασίες συνομιλίας χωρίς να διαγράφει τον Digital Employee.
• Resume καθιστά ξανά διαθέσιμο έναν Digital Employee που είχε τεθεί σε παύση, αφού ολοκληρωθεί η αλλαγή.
• Delete αφαιρεί έναν Digital Employee που δεν χρειάζεται πλέον.
• Settings ανοίγει τη σελίδα λεπτομερειών του Digital Employee. Η καρτέλα Edit configuration αλλάζει το εμφανιζόμενο όνομα, την περιγραφή, τις οδηγίες ή τις δυνατότητες. Το slug παραμένει σταθερό μετά τη δημιουργία.

Οι αλλαγές μπορεί να θέσουν προσωρινά τον Digital Employee σε κατάσταση ρύθμισης ή ενημέρωσης. Περιμένετε να βρεθεί σε κατάσταση ετοιμότητας πριν τον δοκιμάσετε στο Nous.

34.7 Διαχείριση επαναλαμβανόμενων προγραμμάτων

Ένα επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα εκτελεί μια εργασία για τον Digital Employee σε σταθερό ρυθμό, για παράδειγμα μια σύνοψη κάθε πρωί εργάσιμης ημέρας. Κάθε εκτελεσμένη εργασία εμφανίζεται στον πίνακα του Digital Employee όπως κάθε άλλη εργασία.

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα από τον πίνακα του Digital Employee στο Nous:

1. Ανοίξτε τον Digital Employee και μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματισμένες.
2. Επιλέξτε Νέα επαναλαμβανόμενη εργασία.
3. Συμπληρώστε έναν τίτλο και την εργασία προς εκτέλεση, επιλέξτε ρυθμό (Κάθε ημέρα, Καθημερινές, Κάθε εβδομάδα ή Κάθε μήνα) και ώρα, και αποθηκεύστε.

Το παράθυρο σημειώνει την ανιχνευμένη ζώνη ώρας: τα προγράμματα εκτελούνται πάντα στη συγκεκριμένη ώρα ρολογιού στη ζώνη ώρας του δημιουργού.

Κάθε γραμμή εμφανίζει τον ρυθμό και την επόμενη εκτέλεση. Η ετικέτα ρυθμού αποδίδεται στη γλώσσα διεπαφής του αναγνώστη. Ένα πρόγραμμα που αποθηκεύτηκε ως προσαρμοσμένη έκφραση cron διατηρεί την ετικέτα που έγραψε ο δημιουργός του.

Ενέργειες ανά γραμμή:

• Επεξεργασία αλλάζει τον τίτλο, την εργασία προς εκτέλεση ή τον ρυθμό.
• Απενεργοποίηση θέτει σε παύση τις εκτελέσεις χωρίς να διαγράφει το πρόγραμμα. Η Ενεργοποίηση το ξεκινά ξανά και η επόμενη εκτέλεση υπολογίζεται από εκείνη τη στιγμή.
• Διαγραφή αφαιρεί μόνο το πρόγραμμα. Οι εργασίες που έχουν ήδη εκτελεστεί παραμένουν στον πίνακα.

Καρτέλα Προγραμματισμένες με μια επαναλαμβανόμενη εργασία, τον ρυθμό, την επόμενη εκτέλεση και τις ενέργειες γραμμής

Παράθυρο Νέα επαναλαμβανόμενη εργασία

34.8 Κατανόηση της κατάστασης Digital Employee

Το Nous εμφανίζει ετικέτες κατάστασης στη γλώσσα του προϊόντος:

Κατάσταση	Σημασία
Ready	Ο Digital Employee είναι διαθέσιμος για συνομιλία.
Starting	Η ρύθμιση ολοκληρώνεται ακόμη. Περιμένετε πριν στείλετε εργασία.
Paused	Ο Digital Employee είναι ανενεργός και δεν μπορεί να δεχτεί νέα εργασία συνομιλίας.
Suspended	Ο Digital Employee δεν είναι προσωρινά διαθέσιμος. Ζητήστε από διαχειριστή χώρου εργασίας να τον ελέγξει.
Needs attention	Η ρύθμιση ή η διαθεσιμότητα απέτυχε. Ένας διαχειριστής χώρου εργασίας πρέπει να ελέγξει τον Digital Employee στο Portal και να επικοινωνήσει με την υποστήριξη εάν δεν αποκατασταθεί.

34.9 Συνομιλία με Digital Employee στο Nous

1. Ανοίξτε τον σωστό χώρο εργασίας στο Nous.
2. Επιλέξτε Ψηφιακοί Υπάλληλοι.
3. Επιλέξτε έναν Digital Employee σε κατάσταση Ready.
4. Ελέγξτε την περιγραφή και τις ενεργοποιημένες δυνατότητές του.
5. Εισαγάγετε ένα αίτημα ή επιλέξτε ένα προτεινόμενο αρχικό prompt.

Η αποκλειστική συνομιλία εμφανίζει την απόκριση καθώς παράγεται και προσδιορίζει τη δραστηριότητα δυνατοτήτων όταν ο Digital Employee χρησιμοποιεί κάποιο εργαλείο. Εάν ο Digital Employee δεν είναι έτοιμος, το πεδίο σύνταξης εξηγεί γιατί δεν είναι διαθέσιμος.

Για το Workspace Search, δοκιμάστε με ένα έγγραφο το οποίο επιτρέπεται να βρει ο τρέχων χρήστης. Ένα επιτυχές αποτέλεσμα για διαχειριστή χώρου εργασίας δεν αποδεικνύει ότι ένας συνεργάτης του χώρου εργασίας μπορεί να ανακτήσει το ίδιο ιδιωτικό περιεχόμενο.

34.10 Έλεγχος αιτημάτων έγκρισης

Ένα αίτημα έγκρισης συνδέεται με μια ολοκληρωμένη εργασία και συγκρατεί το αποτέλεσμά της πριν ενεργήσει κάποιος πάνω σε αυτό. Η τρέχουσα έκδοση καταγράφει την απόφαση. Η αυτόματη επιβολή του αποτελέσματος ακολουθεί σε επόμενη έκδοση.

Ζητήστε έγκριση από τη συνομιλία μιας ολοκληρωμένης εργασίας στο Nous:

1. Ανοίξτε τη συνομιλία της ολοκληρωμένης εργασίας.
2. Επιλέξτε Αίτηση έγκρισης.

Όσο ένα αίτημα εκκρεμεί, όσοι παρακολουθούν τον Digital Employee βλέπουν μια ενότητα Χρειάζεται την κρίση σας στη ροή Δραστηριότητα του Digital Employee στο Nous.

Αποφασίστε σε οποιοδήποτε από τα δύο σημεία:

• Στο Nous, ανοίξτε τη συνομιλία της εργασίας και επιλέξτε Έγκριση ή Απόρριψη, προαιρετικά με σημείωση. Η σημείωση δημοσιεύεται στη συνομιλία της εργασίας με το όνομα του αποφασίζοντα.
• Στο Portal, ανοίξτε την καρτέλα Activity, δηλαδή δραστηριότητα, του Digital Employee και χρησιμοποιήστε την ενότητα εκκρεμών εγκρίσεων.

Μια εργασία φέρει το πολύ ένα εκκρεμές αίτημα κάθε φορά. Οποιοσδήποτε στον χώρο εργασίας μπορεί να αποφασίσει, και ο αποφασίζων καταγράφεται μαζί με την απόφαση.

Ενότητα Χρειάζεται την κρίση σας στη ροή Δραστηριότητα του Digital Employee

Ενότητα εκκρεμών εγκρίσεων στην καρτέλα Activity του Portal

34.11 Αντιμετώπιση προβλημάτων διαθεσιμότητας

Εάν οι Digital Employees δεν είναι διαθέσιμοι:

1. Επιβεβαιώστε ότι έχει επιλεγεί ο σωστός χώρος εργασίας.
2. Στο Portal, επιβεβαιώστε ότι ο χώρος εργασίας είναι Active και ότι οι Digital Employees είναι Enabled.
3. Επιβεβαιώστε τον ρόλο σας. Οι συνεργάτες χώρου εργασίας μπορούν να συνομιλούν, αλλά δεν μπορούν να δημιουργούν ή να αλλάζουν Digital Employees.
4. Εάν ένας Digital Employee βρίσκεται σε κατάσταση Starting, περιμένετε να ολοκληρωθεί η ρύθμιση και ανανεώστε το Nous.
5. Εάν βρίσκεται σε κατάσταση Needs attention ή παραμένει μη διαθέσιμος, ζητήστε από διαχειριστή χώρου εργασίας να τον ελέγξει στο Portal και να επικοινωνήσει με την υποστήριξη Sophea.

Για λεπτομέρειες σχετικά με τους ρόλους και την προέλευση της πρόσβασης, ανατρέξτε στην ενότητα Οργανισμοί και πρόσβαση σε χώρους εργασίας.