2  Ξεκινήστε με το Sophea Nous

Η φιλοξενούμενη πλατφόρμα Sophea Nous είναι διαθέσιμη μόνο με πρόσκληση. Ξεκινάτε με έναν από τους δύο τύπους πρόσκλησης:

Χρησιμοποιήστε σε όλη τη διαδικασία σύνδεσης τη διεύθυνση email που αναγράφεται στην πρόσκληση. Οι προσκλήσεις συνδέονται με τη συγκεκριμένη διεύθυνση και δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτές από διαφορετικό λογαριασμό.

Σημαντικό

Το άνοιγμα ενός συνδέσμου πρόσκλησης μέλους δεν παρέχει από μόνο του πρόσβαση. Πρέπει να συνδεθείτε με την προσκεκλημένη διεύθυνση email και να επιλέξετε Accept invitation (Αποδοχή πρόσκλησης).

2.1 Αν λάβατε πρόσκληση αρχικής ρύθμισης πελάτη

Η πρόσκληση αρχικής ρύθμισης πελάτη απευθύνεται στο άτομο που θα δημιουργήσει τον Οργανισμό και θα είναι αρχικά ο κάτοχός του.

  1. Ανοίξτε το email της πρόσκλησης και επιλέξτε τον σύνδεσμο Sign in (Σύνδεση).
  2. Συνδεθείτε με τη διεύθυνση email που αναφέρεται στην πρόσκληση. Ολοκληρώστε οποιαδήποτε ρύθμιση ταυτότητας ή επαλήθευση email ζητήσει η υπηρεσία σύνδεσης.
  3. Το Portal ανοίγει τη σελίδα Organizations (Οργανισμοί). Επιλέξτε Create organization (Δημιουργία οργανισμού).
  4. Πληκτρολογήστε την επωνυμία της εταιρείας ή της επιχειρηματικής μονάδας που πρέπει να βλέπουν οι χρήστες στο Portal και, στη συνέχεια, δημιουργήστε τον Οργανισμό.

Οι προσκλήσεις αρχικής ρύθμισης πελάτη ισχύουν για 14 ημέρες. Αν η πρόσκληση έχει λήξει ή η προσκεκλημένη διεύθυνση email είναι λανθασμένη, επικοινωνήστε με την ομάδα Sophea για αντικατάσταση.

Το άτομο που δημιουργεί τον Οργανισμό γίνεται κάτοχος του Οργανισμού. Στη φιλοξενούμενη πλατφόρμα με προσκλήσεις, μόνο ένας κάτοχος Οργανισμού μπορεί να δημιουργήσει Χώρο εργασίας.

2.2 Δημιουργία του πρώτου Χώρου εργασίας

Ο Χώρος εργασίας αποτελεί το όριο για τους χρήστες, τα δεδομένα, τις συνδέσεις, τις ρυθμίσεις και τους Digital Employees στο Nous.

  1. Ανοίξτε τον Οργανισμό στο Portal.
  2. Επιλέξτε Create Nous Workspace (Δημιουργία χώρου εργασίας Nous).
  3. Πληκτρολογήστε ένα σύντομο και αναγνωρίσιμο όνομα Χώρου εργασίας, όπως Acme Legal Operations.
  4. Επιλέξτε Create (Δημιουργία).

Το Portal εμφανίζει τον Χώρο εργασίας όσο η ρύθμιση βρίσκεται σε εξέλιξη. Οι σύνδεσμοι προϊόντων γίνονται διαθέσιμοι όταν η κατάστασή του αλλάξει σε Active (Ενεργός). Μπορείτε να φύγετε από τη σελίδα και να επιστρέψετε αργότερα χωρίς να δημιουργήσετε άλλον Χώρο εργασίας.

Προειδοποίηση

Μη δημιουργήσετε δεύτερο Χώρο εργασίας επειδή η ρύθμιση φαίνεται να καθυστερεί. Αν ο Χώρος εργασίας παραμένει μη διαθέσιμος, επικοινωνήστε με την υποστήριξη της Sophea και δώστε τα ονόματα του Οργανισμού και του Χώρου εργασίας.

Όταν ο Χώρος εργασίας γίνει ενεργός, επιλέξτε Open (Άνοιγμα) δίπλα στο Nous Workspace για να εισέλθετε στο Nous.

2.3 Όριο Χώρων εργασίας

Κάθε Οργανισμός έχει ένα όριο Χώρων εργασίας. Οι Χώροι εργασίας που διαγράφονται αποδεσμεύουν το όριό τους, και μια αποτυχημένη προσπάθεια ρύθμισης δεν καταναλώνει όριο.

Όταν το όριο εξαντληθεί, το Portal αντικαθιστά το στοιχείο ελέγχου Create Nous Workspace (Δημιουργία χώρου εργασίας Nous) με μια ειδοποίηση Workspace limit reached (Το όριο Χώρων εργασίας συμπληρώθηκε) στις σελίδες Οργανισμού και Χώρων εργασίας. Διαγράψτε έναν Χώρο εργασίας που δεν χρειάζεστε πλέον, ή επικοινωνήστε με το billing@sophea.ai για αύξηση του ορίου.

2.4 Αν λάβατε πρόσκληση μέλους

Μια πρόσκληση μέλους μπορεί να εκχωρήσει ιδιότητα μέλους Οργανισμού, ιδιότητα μέλους Ομάδας ή άμεση πρόσβαση σε έναν Χώρο εργασίας. Το email της πρόσκλησης αναφέρει την εμβέλεια και τον ρόλο που σας προσφέρονται.

  1. Ανοίξτε τον σύνδεσμο της πρόσκλησης.
  2. Στη σελίδα Accept invitation, επιλέξτε Sign in.
  3. Συνδεθείτε με την ακριβή διεύθυνση email που εμφανίζεται στην πρόσκληση.
  4. Ελέγξτε την πρόσκληση και επιλέξτε Accept invitation.
  5. Όταν το Portal επιβεβαιώσει την αποδοχή, επιλέξτε Continue (Συνέχεια).

Αν έχετε συνδεθεί με άλλον λογαριασμό, το Portal εμφανίζει την επιλογή Switch account (Αλλαγή λογαριασμού). Μεταβείτε στην προσκεκλημένη διεύθυνση αντί να ζητήσετε από τον αποστολέα να προσθέσει τον λανθασμένο λογαριασμό.

Το Portal ενδέχεται να χρειαστεί λίγο χρόνο για να ολοκληρώσει την εφαρμογή της αλλαγής πρόσβασης πριν γίνει διαθέσιμη η επιλογή Continue. Η αποδεκτή πρόσβαση μόνο σε Χώρο εργασίας εμφανίζεται στην ενότητα Shared with me (Κοινόχρηστα με εμένα).

Αν μια πρόσκληση έχει λήξει, έχει ανακληθεί ή έγινε αποδεκτή από άλλον χρήστη, το Portal αναφέρει ότι δεν είναι διαθέσιμη. Ζητήστε αντικατάστασή της από έναν κάτοχο Οργανισμού, διαχειριστή Οργανισμού ή διαχειριστή Χώρου εργασίας με την κατάλληλη αρμοδιότητα. Μια ληγμένη πρόσκληση στέλνεται ξανά από τη λίστα στην οποία εξακολουθεί να εμφανίζεται, ενώ μια ανακληθείσα απαιτεί νέα πρόσκληση.

Για τις διαφορές μεταξύ της ιδιότητας μέλους Οργανισμού, των Ομάδων και της άμεσης πρόσβασης σε Χώρο εργασίας, ανατρέξτε στην ενότητα Οργανισμοί και πρόσβαση σε Χώρους εργασίας.

2.5 Επαναφορά ή προσθήκη κωδικού πρόσβασης

Στη σελίδα σύνδεσης του Portal, επιλέξτε Forgot password (Ξέχασα τον κωδικό πρόσβασης) και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του λογαριασμού σας. Το Portal εμφανίζει το ίδιο ουδέτερο μήνυμα επιβεβαίωσης είτε υπάρχει λογαριασμός με αυτή τη διεύθυνση είτε όχι. Το μήνυμα δεν επιβεβαιώνει ότι ο λογαριασμός υπάρχει.

Αν ο λογαριασμός χρησιμοποιεί μόνο passkey (κλειδί πρόσβασης), ο σύνδεσμος στο email σάς επιτρέπει να προσθέσετε κωδικό πρόσβασης χωρίς να διαγράψετε το passkey. Αν ο σύνδεσμος έχει λήξει ή έχει ήδη χρησιμοποιηθεί, επιστρέψτε στην επιλογή Forgot password και ζητήστε νέο σύνδεσμο.

2.6 Άνοιγμα του Nous και αποστολή πρώτου μηνύματος

Στην κάρτα του Χώρου εργασίας στο Portal, επιλέξτε Open δίπλα στο Nous Workspace. Το Portal σάς συνδέει στον επιλεγμένο Χώρο εργασίας και ανοίγει το Nous.

Κατά την πρώτη επίσκεψη ενδέχεται να εμφανιστεί μια μικρή κάρτα που ζητά το όνομα εμφάνισής σας. Απαντήστε ή αγνοήστε την (δεν εμποδίζει ποτέ τη συνομιλία) και, στη συνέχεια, στείλτε ένα ακίνδυνο δοκιμαστικό μήνυμα, όπως:

Απάντησε μόνο με τη λέξη "ready", ώστε να επιβεβαιώσω ότι η συνομιλία λειτουργεί.

Ένας νέος Χώρος εργασίας δεν έχει ακόμη συνδεδεμένα εταιρικά δεδομένα. Η πρώτη απάντηση επιβεβαιώνει ότι λειτουργούν η σύνδεση, η πρόσβαση στον Χώρο εργασίας και η συνομιλία. Δεν επιβεβαιώνει τη ρύθμιση των συνδέσεων ή της αναζήτησης.

Αν το Nous δεν ανοίγει:

  1. Επιστρέψτε στο Portal και επιβεβαιώστε ότι ο Χώρος εργασίας είναι Active.
  2. Ανοίξτε ξανά τον Χώρο εργασίας από το Portal.
  3. Επιβεβαιώστε ότι η πρόσκλησή σας έγινε αποδεκτή και ότι ο Χώρος εργασίας εμφανίζεται στον αναμενόμενο Οργανισμό ή στην ενότητα Shared with me.
  4. Αν η πρόσβαση εξακολουθεί να αποτυγχάνει, ζητήστε από έναν διαχειριστή Χώρου εργασίας να ελέγξει τη σελίδα Access (Πρόσβαση) του Χώρου εργασίας.

2.7 Πού διαχειρίζεστε κάθε ρύθμιση

Το Portal και το Nous έχουν διαφορετικές αρμοδιότητες:

Εργασία Πού εκτελείται
Δημιουργία Οργανισμών και Χώρων εργασίας Portal
Διαχείριση χρηστών και Ομάδων Οργανισμού Portal
Πρόσκληση άμεσων συνεργατών Χώρου εργασίας και έλεγχος ενεργής πρόσβασης Portal
Έλεγχος προγραμμάτων, χρήσης και στοιχείων χρέωσης Portal
Δημιουργία και διαχείριση Digital Employees Portal
Συνομιλία με Digital Employees Nous
Ρύθμιση συνδέσεων, πρόσβασης σε έγγραφα και αναζήτησης Nous
Συνομιλία με τη γνώση του Χώρου εργασίας Nous
Σημείωση

Οι προσκλήσεις σε φιλοξενούμενους Χώρους εργασίας διαχειρίζονται στο Portal. Μη χρησιμοποιείτε την παλαιότερη σελίδα χρηστών του Nous για να προσκαλέσετε ή να ανακαλέσετε συνεργάτες Χώρου εργασίας.

2.8 Επόμενα βήματα

Αφού ανοίξει με επιτυχία ο Χώρος εργασίας:

  1. Διαβάστε την ενότητα Οργανισμοί και πρόσβαση σε Χώρους εργασίας και προσθέστε έναν ακόμη διαχειριστή, αν χρειάζεται.
  2. Ελέγξτε την ενότητα Προγράμματα και χρέωση για το πρόγραμμα και την τρέχουσα χρήση του Χώρου εργασίας.
  3. Ρυθμίστε μια μικρή πηγή δεδομένων στην ενότητα Συνδέσεις.
  4. Δοκιμάστε το ευρετηριασμένο περιεχόμενο στην Αναζήτηση γνώσης.
  5. Αν το προϊόν είναι ενεργοποιημένο για τον Χώρο εργασίας, ρυθμίστε έναν Digital Employee.