30  Επαλήθευση αναζήτησης και αντιμετώπιση προβλημάτων

Δύο εργαλεία επιθεώρησης σάς επιτρέπουν να επαληθεύετε τι ευρετηριάστηκε πραγματικά και ποια έγγραφα θεωρούν χρήσιμα οι χρήστες: ο Εξερευνητής Εγγράφων και η σελίδα Σχόλια Εγγράφων. Οι διαχειριστές χώρου εργασίας μπορούν να ανοίγουν και τα δύο μέσω της διεύθυνσής τους, χωρίς πρόσβαση διαχειριστή πλατφόρμας.

30.1 Εξερευνητής Εγγράφων

Ο Εξερευνητής Εγγράφων στη διεύθυνση /app/admin/documents/explorer σάς επιτρέπει να αναζητάτε απευθείας στο ευρετηριασμένο σώμα εγγράφων, χωρίς να περνάτε από συνομιλία. Χρησιμοποιήστε τον για να επιβεβαιώσετε ότι ένα συγκεκριμένο έγγραφο ευρετηριάστηκε και για να δείτε πώς φιλτράρεται βάσει πηγής και χρόνου. Κάθε διαχειριστής χώρου εργασίας μπορεί να τον ανοίξει στη διεύθυνσή του.

Σελίδα Εξερευνητής Εγγράφων με πεδίο αναζήτησης, φίλτρο Οποτεδήποτε, φίλτρο Όλες οι πηγές και φίλτρο Όλα τα σύνολα εγγράφων πάνω από μια κενή περιοχή αποτελεσμάτων

Για να επιθεωρήσετε το ευρετήριο:

1. Μεταβείτε στη διεύθυνση /app/admin/documents/explorer.
2. Πληκτρολογήστε έναν τίτλο ή ένα απόσπασμα περιεχομένου στο πεδίο Βρείτε έγγραφα με βάση τον τίτλο / περιεχόμενο.
3. Περιορίστε τα αποτελέσματα με τα φίλτρα πάνω από το πεδίο:
   • Το Οποτεδήποτε περιορίζει τα αποτελέσματα βάσει ημερομηνίας ευρετηρίασης ή εγγράφου.
   • Το Όλες οι πηγές περιορίζει τα αποτελέσματα σε μία ή περισσότερες πηγές συνδέσμων.
   • Το Όλα τα σύνολα εγγράφων περιορίζει τα αποτελέσματα σε ένα συγκεκριμένο σύνολο εγγράφων.

Κάθε γραμμή αποτελέσματος εμφανίζει το έγγραφο και αν είναι αναζητήσιμο τη δεδομένη στιγμή. Αν ένα αναμενόμενο έγγραφο λείπει από εδώ, δεν ευρετηριάστηκε ποτέ. Ελέγξτε τον σύνδεσμο στη σελίδα Υπάρχοντες σύνδεσμοι.

Συμβουλή

Ο Εξερευνητής Εγγράφων είναι ο γρηγορότερος τρόπος να απαντήσετε στην ερώτηση «βρίσκεται πράγματι αυτό το έγγραφο στο ευρετήριο;». Χρησιμοποιήστε τον πριν υποθέσετε ότι ένα παράπονο αναζήτησης είναι πρόβλημα ανάκτησης, επειδή καμία συμπεριφορά ανάκτησης δεν μπορεί να εμφανίσει ένα έγγραφο που δεν ευρετηριάστηκε ποτέ.

30.2 Σχόλια Εγγράφων

Η σελίδα Σχόλια Εγγράφων στη διεύθυνση /app/admin/documents/feedback κατατάσσει τα έγγραφα βάσει των θετικών και αρνητικών ψήφων που δίνουν οι χρήστες σε απαντήσεις οι οποίες τα παραπέμπουν. Είναι μια προβολή για τους διαχειριστές χώρου εργασίας, η οποία δείχνει ποιες πηγές βοηθούν και ποιες υποβαθμίζουν την ποιότητα των απαντήσεων.

Σελίδα Σχόλια Εγγράφων που εμφανίζει έναν πίνακα Περισσότερο αρεστά και την αρχή ενός πίνακα Περισσότερο μη αρεστά, με στήλες Όνομα εγγράφου, Αναζητήσιμο και Βαθμολογία

Η σελίδα έχει δύο πίνακες:

• Περισσότερο αρεστά: έγγραφα των οποίων οι παραπομπές έλαβαν τα περισσότερα θετικά σχόλια.
• Περισσότερο μη αρεστά: έγγραφα των οποίων οι παραπομπές έλαβαν τα περισσότερα αρνητικά σχόλια.

Και οι δύο πίνακες έχουν τις ίδιες στήλες:

• Όνομα εγγράφου: το ευρετηριασμένο έγγραφο, με σύνδεσμο προς την πηγή του.
• Αναζητήσιμο;: αν το έγγραφο μπορεί να ανακτηθεί τη δεδομένη στιγμή, οπότε εμφανίζεται ως Ορατό, ή αν έχει αποκρυφτεί από την αναζήτηση.
• Βαθμολογία: η καθαρή βαθμολογία σχολίων για αυτό το έγγραφο.

Χρησιμοποιήστε το στοιχείο ελέγχου Αναζητήσιμο; για να αποκρύψετε ένα έγγραφο που παράγει σταθερά κακές απαντήσεις, χωρίς να το διαγράψετε από τον σύνδεσμο. Ένα κρυφό έγγραφο παραμένει ευρετηριασμένο αλλά εξαιρείται από την ανάκτηση, ώστε να μπορείτε να αναιρέσετε την απόφαση αργότερα.

Σημείωση

Οι βαθμολογίες σχολίων συσσωρεύονται μόνο καθώς οι χρήστες ψηφίζουν απαντήσεις στη συνομιλία. Ένας νέος χώρος εργασίας εμφανίζει κενούς πίνακες ή πίνακες με ανεπαρκή δεδομένα μέχρι να συγκεντρωθεί αρκετή χρήση. Αντιμετωπίστε αυτούς τους πίνακες ως μακροπρόθεσμη ένδειξη ποιότητας και όχι ως εφάπαξ έλεγχο.

30.3 Αντιμετώπιση προβλημάτων ποιότητας αναζήτησης

Ακολουθήστε αυτή τη σειρά όταν τα αποτελέσματα αναζήτησης φαίνονται λανθασμένα:

1. Επιβεβαιώστε ότι ο σύνδεσμος ολοκλήρωσε την ευρετηρίαση: αναδυόμενο μενού Γνώση > Υπάρχοντες σύνδεσμοι.
2. Επιβεβαιώστε ότι το σχετικό σύνολο εγγράφων είναι Ενημερωμένο, αν περιορίζετε το εύρος βάσει συνόλου εγγράφων.
3. Χρησιμοποιήστε τον Εξερευνητή Εγγράφων για να επιβεβαιώσετε ότι το συγκεκριμένο έγγραφο υπάρχει πράγματι στο ευρετήριο και έχει επισημανθεί ως αναζητήσιμο.
4. Ελέγξτε τα Σχόλια Εγγράφων για έγγραφα που έχουν επισημάνει οι χρήστες και αποκρύψτε όσα υποβαθμίζουν σταθερά τις απαντήσεις.

Τα περισσότερα προβλήματα αναζήτησης επιλύονται στο βήμα 1 ή στο βήμα 3.