30  Επαλήθευση αναζήτησης και αντιμετώπιση προβλημάτων

Δύο εργαλεία επιθεώρησης σάς επιτρέπουν να επαληθεύετε τι ευρετηριάστηκε πραγματικά και ποια έγγραφα θεωρούν χρήσιμα οι χρήστες: ο Εξερευνητής Εγγράφων και η σελίδα Σχόλια Εγγράφων. Οι διαχειριστές χώρου εργασίας μπορούν να ανοίξουν και τα δύο από την περιοχή Γνώση, χωρίς πρόσβαση διαχειριστή πλατφόρμας.

30.1 Εξερευνητής Εγγράφων

Ο Εξερευνητής Εγγράφων στη διεύθυνση /app/admin/documents/explorer σάς επιτρέπει να αναζητάτε απευθείας στο ευρετηριασμένο σώμα εγγράφων, χωρίς να περνάτε από συνομιλία. Χρησιμοποιήστε τον για να επιβεβαιώσετε ότι ένα συγκεκριμένο έγγραφο ευρετηριάστηκε και για να δείτε πώς φιλτράρεται βάσει πηγής και χρόνου. Κάθε διαχειριστής χώρου εργασίας μπορεί να τον ανοίξει από την περιοχή Γνώση.

Σελίδα Εξερευνητής Εγγράφων με πεδίο αναζήτησης, φίλτρο Οποτεδήποτε, φίλτρο Όλες οι πηγές και φίλτρο Όλα τα σύνολα εγγράφων πάνω από μια κενή περιοχή αποτελεσμάτων

Για να επιθεωρήσετε το ευρετήριο:

1. Ανοίξτε το αναδυόμενο μενού Γνώση και επιλέξτε Εξερευνητής Εγγράφων ή μεταβείτε στη διεύθυνση /app/admin/documents/explorer.
2. Πληκτρολογήστε έναν τίτλο ή ένα απόσπασμα περιεχομένου στο πεδίο Βρείτε έγγραφα με βάση τον τίτλο / περιεχόμενο.
3. Περιορίστε τα αποτελέσματα με τα φίλτρα πάνω από το πεδίο:
   • Το Οποτεδήποτε περιορίζει τα αποτελέσματα βάσει ημερομηνίας ευρετηρίασης ή εγγράφου.
   • Το Όλες οι πηγές περιορίζει τα αποτελέσματα σε μία ή περισσότερες πηγές συνδέσμων.
   • Το Όλα τα σύνολα εγγράφων περιορίζει τα αποτελέσματα σε ένα συγκεκριμένο σύνολο εγγράφων.

Κάθε γραμμή αποτελέσματος εμφανίζει το έγγραφο και αν είναι αναζητήσιμο τη δεδομένη στιγμή. Αν ένα αναμενόμενο έγγραφο λείπει από εδώ, δεν ευρετηριάστηκε ποτέ. Ελέγξτε τον σύνδεσμο στη σελίδα Υπάρχοντες σύνδεσμοι.

Συμβουλή

Ο Εξερευνητής Εγγράφων είναι ο γρηγορότερος τρόπος να απαντήσετε στην ερώτηση «βρίσκεται πράγματι αυτό το έγγραφο στο ευρετήριο;». Χρησιμοποιήστε τον πριν υποθέσετε ότι ένα παράπονο αναζήτησης είναι πρόβλημα ανάκτησης, επειδή καμία συμπεριφορά ανάκτησης δεν μπορεί να εμφανίσει ένα έγγραφο που δεν ευρετηριάστηκε ποτέ.

30.2 Σχόλια Εγγράφων

Η σελίδα Σχόλια Εγγράφων στη διεύθυνση /app/admin/documents/feedback κατατάσσει τα έγγραφα βάσει των θετικών και αρνητικών ψήφων που δίνουν οι χρήστες σε απαντήσεις οι οποίες τα παραπέμπουν. Είναι μια προβολή για τους διαχειριστές χώρου εργασίας, η οποία δείχνει ποιες πηγές βοηθούν και ποιες υποβαθμίζουν την ποιότητα των απαντήσεων.

Σελίδα Σχόλια Εγγράφων που εμφανίζει έναν πίνακα Περισσότερο αρεστά και την αρχή ενός πίνακα Περισσότερο μη αρεστά, με στήλες Όνομα εγγράφου, Αναζητήσιμο και Βαθμολογία

Η σελίδα έχει δύο πίνακες:

• Περισσότερο αρεστά: έγγραφα των οποίων οι παραπομπές έλαβαν τα περισσότερα θετικά σχόλια.
• Περισσότερο μη αρεστά: έγγραφα των οποίων οι παραπομπές έλαβαν τα περισσότερα αρνητικά σχόλια.

Και οι δύο πίνακες έχουν τις ίδιες στήλες:

• Όνομα εγγράφου: το ευρετηριασμένο έγγραφο, με σύνδεσμο προς την πηγή του.
• Αναζητήσιμο;: αν το έγγραφο μπορεί να ανακτηθεί τη δεδομένη στιγμή, οπότε εμφανίζεται ως Ορατό, ή αν έχει αποκρυφτεί από την αναζήτηση.
• Βαθμολογία: η καθαρή βαθμολογία σχολίων για αυτό το έγγραφο.

Χρησιμοποιήστε το στοιχείο ελέγχου Αναζητήσιμο; για να αποκρύψετε ένα έγγραφο που παράγει σταθερά κακές απαντήσεις, χωρίς να το διαγράψετε από τον σύνδεσμο. Ένα κρυφό έγγραφο παραμένει ευρετηριασμένο αλλά εξαιρείται από την ανάκτηση, ώστε να μπορείτε να αναιρέσετε την απόφαση αργότερα.

Σημείωση

Οι βαθμολογίες σχολίων συσσωρεύονται μόνο καθώς οι χρήστες ψηφίζουν απαντήσεις στη συνομιλία. Ένας νέος χώρος εργασίας εμφανίζει κενούς πίνακες ή πίνακες με ανεπαρκή δεδομένα μέχρι να συγκεντρωθεί αρκετή χρήση. Αντιμετωπίστε αυτούς τους πίνακες ως μακροπρόθεσμη ένδειξη ποιότητας και όχι ως εφάπαξ έλεγχο.

30.3 Portal: η καρτέλα Documents

Οι κάτοχοι και οι διαχειριστές Οργανισμού έχουν πρόσβαση στην αντίστοιχη λειτουργικότητα χωρίς να βγουν από το Portal. Ανοίξτε τη σελίδα Connectors του Χώρου εργασίας και επιλέξτε την καρτέλα Documents. Η καρτέλα χρειάζεται ενεργοποιημένο το προϊόν Connectors για τον Χώρο εργασίας· αν δεν είναι, η καρτέλα το εξηγεί αντί να εμφανίσει περιεχόμενο.

Η καρτέλα περιέχει δύο ενότητες: την Indexed documents, που αναζητά και επιμελείται, και την Document feedback, μια αναφορά μόνο για ανάγνωση.

30.3.1 Αναζήτηση ευρετηριασμένων εγγράφων

Πληκτρολογήστε ένα ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης και πατήστε Search, ή πατήστε Enter. Τα αποτελέσματα είναι οι πλησιέστερες αντιστοιχίσεις στις λέξεις που πληκτρολογήσατε, έως 50 τη φορά. Κάθε γραμμή αποτελέσματος είναι ένα έγγραφο, με τον σύνδεσμο από τον οποίο προήλθε, πότε ενημερώθηκε τελευταία φορά και την τρέχουσα τιμή boost και ορατότητά του.

Ένα έγγραφο συχνά προέρχεται από περισσότερους από έναν συνδέσμους, για παράδειγμα ένα αρχείο που φτάνει και ως συνημμένο μηνύματος και βρίσκεται και σε κοινόχρηστο δίσκο. Η γραμμή παραθέτει κάθε σύνδεσμο από τον οποίο προήλθε το έγγραφο, όχι μόνο τον πρώτο: εμφανίζει έναν ενσωματωμένο και ένα στοιχείο ελέγχου +N more που αναπτύσσει τη γραμμή για να παραθέσει τους υπόλοιπους.

Η αναζήτηση επιστρέφει σκόπιμα και κρυφά έγγραφα μαζί με τα ορατά. Έτσι βρίσκει ένας διαχειριστής ένα έγγραφο που έκρυψε νωρίτερα, ώστε να το επαναφέρει.

30.3.2 Boost

Το κουμπί Boost… σε μια γραμμή ανοίγει έναν διάλογο που ορίζει πόσο έντονα κατατάσσεται το έγγραφο στα συνήθη αποτελέσματα αναζήτησης του Χώρου εργασίας, αυτά που βλέπουν καθημερινά οι χρήστες όταν αναζητούν ή κάνουν μια ερώτηση. Μια θετική τιμή boost κάνει το έγγραφο ευκολότερο να βρεθεί· μια αρνητική τιμή το κάνει δυσκολότερο να βρεθεί· το 0 είναι κανονικό. Το boost δεν αλλάζει τη σειρά των αποτελεσμάτων στην αναζήτηση αυτής της καρτέλας, η οποία κατατάσσει πάντα αποκλειστικά βάσει συνάφειας.

Ένα έγγραφο μπορεί ήδη να έχει μη μηδενικό boost που δεν όρισε κανένας διαχειριστής. Τα άτομα στον Χώρο εργασίας εγκρίνουν ή απορρίπτουν έγγραφα από τα αποτελέσματα αναζήτησης, και αυτά τα συσσωρευμένα σχόλια μετακινούν μόνα τους την αποθηκευμένη τιμή boost προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Αν βρείτε boost που δεν ορίσατε εσείς, είναι αναμενόμενο, όχι ένδειξη λανθασμένης ρύθμισης.

30.3.3 Απόκρυψη και επαναφορά

Το κουμπί Hide… αφαιρεί ένα έγγραφο από τα αποτελέσματα αναζήτησης του Χώρου εργασίας. Η επιβεβαίωση δηλώνει τη συνέπεια πριν την επιβεβαιώσετε: κανείς στον Χώρο εργασίας δεν θα βρει το έγγραφο στην αναζήτηση. Η απόκρυψη δεν διαγράφει τίποτα και αναιρείται οποτεδήποτε με το Unhide….

Ένα κρυφό έγγραφο εξακολουθεί να εμφανίζεται όταν το αναζητήσετε από αυτή την καρτέλα, με το σήμα Hidden from search. Αυτό είναι σκόπιμο: είναι ο μόνος τρόπος να ξαναβρείτε ένα κρυφό έγγραφο ώστε να το επαναφέρετε.

30.3.4 Η αναφορά σχολίων

Η ενότητα Document feedback παραθέτει έγγραφα που έχουν λάβει τουλάχιστον μία έγκριση ή απόρριψη από αποτελέσματα αναζήτησης, με τα περισσότερα σχόλια πρώτα, μαζί με έναν αριθμό εγκρίσεων και έναν αριθμό απορρίψεων για το καθένα.

Αυτοί οι αριθμοί μετρούν τα σχόλια που ισχύουν αυτή τη στιγμή, όχι άτομα. Η Sophea κρατά μία έγκριση ή απόρριψη ανά έγγραφο και ανά αποτέλεσμα αναζήτησης: αν κάποιος δώσει ξανά την ίδια αξιολόγηση στο ίδιο αποτέλεσμα, δεν αλλάζει τίποτα, ενώ αν τη γυρίσει στην αντίθετη, η νέα αντικαθιστά την προηγούμενη αντί να προστίθεται. Έτσι, το ίδιο άτομο μπορεί να προσθέσει στους αριθμούς ενός εγγράφου από διαφορετικές αναζητήσεις, αλλά δεν μπορεί να τους αυξήσει αξιολογώντας δύο φορές το ίδιο αποτέλεσμα. Ένας υψηλός αριθμός δεν αποδεικνύει ότι απάντησαν πολλά διαφορετικά άτομα, και ο αριθμός μηδέν δεν σημαίνει ότι κανείς δεν έχει πρόσβαση στο έγγραφο ή ότι κανείς δεν το είδε: σημαίνει μόνο ότι κανείς δεν το έχει εγκρίνει ή απορρίψει ακόμα στην αναζήτηση.

Δεν υπάρχουν σχόλια κειμένου, ονόματα υποβολής ή χρονικές σημάνσεις σε αυτή την αναφορά. Αυτό είναι σκόπιμο: τα υποκείμενα δεδομένα σχολίων δεν τα περιέχουν. Η αναφορά είναι μόνο για ανάγνωση· για να ενεργήσετε σε ένα έγγραφο που απορρίπτεται συνεχώς, αναζητήστε το στην ενότητα Indexed documents παραπάνω και κάντε boost ή απόκρυψη από εκεί.

Η αναφορά δεν έχει συνολικό αριθμό, οπότε σελιδοποιείται με τα Previous και Next αντί για αριθμό σελίδων.

30.3.5 Τρέχων περιορισμός σε ορισμένους συνδέσμους

Το boost και η απόκρυψη δεν είναι ακόμη διαθέσιμα για ένα έγγραφο του οποίου το αναγνωριστικό περιέχει κάθετο (/). Σήμερα αυτό αφορά έγγραφα ευρετηριασμένα από τους συνδέσμους Jira, Drupal Wiki, GitLab και Web, επειδή αυτοί οι σύνδεσμοι κατασκευάζουν το αναγνωριστικό ενός εγγράφου από ένα URL ή μια διαδρομή αντί για ένα απλό αναγνωριστικό, και το backend της Sophea δεν μπορεί προς το παρόν να δρομολογήσει αίτημα boost ή απόκρυψης για αναγνωριστικό αυτής της μορφής στο σωστό έγγραφο. Τα έγγραφα από Google Drive, SharePoint, Confluence και Gmail δεν επηρεάζονται.

Πρόκειται για έναν πραγματικό, προσωρινό περιορισμό, όχι για σχεδιαστική επιλογή. Τα στοιχεία ελέγχου Boost… και Hide… σε μια επηρεαζόμενη γραμμή είναι απενεργοποιημένα και εξηγούν τον λόγο. Η αναζήτηση δεν επηρεάζεται: μπορείτε ακόμα να βρείτε και να επιθεωρήσετε αυτά τα έγγραφα στην καρτέλα Documents και στην αναφορά σχολίων· το boost και η απόκρυψη θα γίνουν διαθέσιμα μόλις αρθεί ο περιορισμός.

30.4 Αντιμετώπιση προβλημάτων ποιότητας αναζήτησης

Ακολουθήστε αυτή τη σειρά όταν τα αποτελέσματα αναζήτησης φαίνονται λανθασμένα:

1. Επιβεβαιώστε ότι ο σύνδεσμος ολοκλήρωσε την ευρετηρίαση: αναδυόμενο μενού Γνώση > Υπάρχοντες σύνδεσμοι.
2. Επιβεβαιώστε ότι το σχετικό σύνολο εγγράφων είναι Ενημερωμένο, αν περιορίζετε το εύρος βάσει συνόλου εγγράφων.
3. Χρησιμοποιήστε τον Εξερευνητή Εγγράφων για να επιβεβαιώσετε ότι το συγκεκριμένο έγγραφο υπάρχει πράγματι στο ευρετήριο και έχει επισημανθεί ως αναζητήσιμο.
4. Ελέγξτε τα Σχόλια Εγγράφων για έγγραφα που έχουν επισημάνει οι χρήστες και αποκρύψτε όσα υποβαθμίζουν σταθερά τις απαντήσεις.

Τα περισσότερα προβλήματα αναζήτησης επιλύονται στο βήμα 1 ή στο βήμα 3.