3 Οργανισμοί και πρόσβαση σε Χώρους εργασίας
Το Portal αποτελεί την πηγή αλήθειας για την ιδιότητα μέλους Οργανισμού, τις Ομάδες, τους άμεσους συνεργάτες Χώρου εργασίας και τις προσκλήσεις. Χρησιμοποιήστε τη σελίδα Access (Πρόσβαση) κάθε Χώρου εργασίας για να κατανοήσετε ποιος μπορεί να τον ανοίξει και για ποιον λόγο.
3.1 Κατανόηση των επιπέδων εμβέλειας
Ένας Οργανισμός περιέχει τους χρήστες, τις Ομάδες, τους Χώρους εργασίας και τη χρέωσή του. Ένας Χώρος εργασίας περιέχει την εμπειρία Nous, τα δεδομένα, τα προϊόντα και τις ειδικές ρυθμίσεις του.
Οι ρόλοι Οργανισμού και Χώρου εργασίας είναι ανεξάρτητοι:
| Ρόλος | Τι παρέχει |
|---|---|
| Κάτοχος Οργανισμού | Διαχειρίζεται τους χρήστες και τις Ομάδες του Οργανισμού, αποκτά πρόσβαση κατόχου σε κάθε Χώρο εργασίας του Οργανισμού και μπορεί να δημιουργεί Χώρους εργασίας στη φιλοξενούμενη πλατφόρμα με προσκλήσεις. |
| Διαχειριστής Οργανισμού | Διαχειρίζεται τους χρήστες και τις Ομάδες του Οργανισμού και αποκτά πρόσβαση διαχειριστή σε κάθε Χώρο εργασίας του Οργανισμού. Δεν μπορεί να δημιουργήσει Χώρο εργασίας στη φιλοξενούμενη πλατφόρμα με προσκλήσεις. |
| Μέλος Οργανισμού | Ανήκει στον Οργανισμό, αλλά δεν αποκτά αυτόματα πρόσβαση σε Χώρο εργασίας. Απαιτείται άμεση εκχώρηση ή εκχώρηση μέσω Ομάδας. |
| Διαχειριστής Χώρου εργασίας | Διαχειρίζεται έναν Χώρο εργασίας. Αυτός ο ρόλος δεν παρέχει αρμοδιότητα στους χρήστες ή τις Ομάδες του Οργανισμού. |
| Συνεργάτης Χώρου εργασίας | Χρησιμοποιεί έναν Χώρο εργασίας χωρίς δικαιώματα διαχείρισής του. |
Να αναφέρετε πάντοτε την εμβέλεια όταν εκχωρείτε ρόλο διαχειριστή. Ο διαχειριστής Οργανισμού και ο διαχειριστής Χώρου εργασίας έχουν διαφορετικές αρμοδιότητες.
3.2 Διαχείριση χρηστών Οργανισμού
Οι χρήστες και οι Ομάδες του Οργανισμού μοιράζονται μία σελίδα, το People & Teams (Χρήστες και Ομάδες), με δύο τμήματα, Teams (Ομάδες) και People (Χρήστες). Η σελίδα είναι διαθέσιμη μόνο στους κατόχους και τους διαχειριστές Οργανισμού. Κάθε άλλο μέλος δεν βλέπει ούτε καταχώριση στην πλοήγηση ούτε τη σελίδα: το Portal είναι η κονσόλα διαχείρισης, και στη λίστα Organizations ενός μέλους τα πλήθη μελών και Ομάδων εμφανίζονται ως απλό κείμενο αντί για συνδέσμους.
Σε στενή οθόνη η ίδια σελίδα διατηρεί το όνομα και το πλήθος μελών κάθε Ομάδας και παραλείπει τις στήλες που δεν χωρούν· τα πλήθη Χώρων εργασίας και πηγών γνώσης παραμένουν στη σελίδα της ίδιας της Ομάδας.
- Ανοίξτε το Organizations στο Portal και επιλέξτε τον Οργανισμό.
- Ανοίξτε το People & Teams και επιλέξτε το τμήμα People.
- Επιλέξτε Add people (Προσθήκη χρηστών).
- Στην καρτέλα Invite by email (Πρόσκληση μέσω email), πληκτρολογήστε ένα όνομα ή μια διεύθυνση email. Τα άτομα που ανήκουν ήδη στον Οργανισμό προτείνονται από τη λίστα· κάθε άλλη διεύθυνση γίνεται νέα πρόσκληση.
- Επιλέξτε Member ή Admin στο στοιχείο ελέγχου ρόλου που συνοδεύει κάθε επιλεγμένο άτομο. Όποιος ανήκει ήδη στον Οργανισμό επισημαίνεται ως Already in organization (Ήδη στον Οργανισμό) και δεν έχει εδώ στοιχείο ελέγχου ρόλου· αλλάξτε τον ρόλο του από τον κατάλογο χρηστών.
- Επιλέξτε το κουμπί που ονομάζει το αποτέλεσμα, για παράδειγμα Invite 3 people (Πρόσκληση 3 ατόμων) ή Add 3 people (Προσθήκη 3 ατόμων).
Για να προσθέσετε πολλά άτομα ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε την καρτέλα Import a file (Εισαγωγή αρχείου). Επιλέξτε ένα αρχείο .csv ή .xlsx με μία διεύθυνση email ανά γραμμή στην πρώτη στήλη, ή επιλέξτε Download template (Λήψη προτύπου) για να ξεκινήσετε από την αναμενόμενη μορφή. Το Portal δέχεται έως 100 διευθύνσεις σε μία παρτίδα και παραλείπει τις κενές, τις επαναλαμβανόμενες και τις μη αξιοποιήσιμες γραμμές αντί να απορρίψει το αρχείο, αναφέροντας πόσες παρέλειψε. Κάθε διεύθυνση που εισάγεται έχει και αυτή το δικό της στοιχείο ελέγχου ρόλου πριν από την υποβολή.
Το τμήμα People παραθέτει τα ενεργά μέλη, με μια ενότητα Pending invitations (Εκκρεμείς προσκλήσεις) κάτω από τον κατάλογο. Μια πρόσκληση Οργανισμού μπορεί να παρέχει και πρόσβαση σε Χώρο εργασίας· μια τέτοια καταχώριση φέρει τη γραμμή Also grants (Παρέχει επίσης), η οποία ονομάζει κάθε Χώρο εργασίας και κάθε Ομάδα που παρέχει.
Ο κατάλογος περιλαμβάνει επίσης τη στήλη Added (Προστέθηκε), την ημερομηνία κατά την οποία το άτομο προστέθηκε στον Οργανισμό, και τη στήλη Workspaces (Χώροι εργασίας), η οποία δείχνει σε ποιους Χώρους εργασίας έχει πρόσβαση το άτομο. Ένας κάτοχος ή διαχειριστής Οργανισμού έχει πρόσβαση σε κάθε Χώρο εργασίας, οπότε η γραμμή του εμφανίζει All workspaces (Όλοι οι Χώροι εργασίας) αντί να τους παραθέτει έναν προς έναν. Η γραμμή ενός μέλους παραθέτει τους Χώρους εργασίας στους οποίους έχει πρόσβαση μέσω Ομάδας ή μέσω άμεσης εκχώρησης, και παραμένει κενή όταν το μέλος δεν έχει ακόμη πρόσβαση σε Χώρο εργασίας.
Πάνω από τον κατάλογο υπάρχει φίλτρο Χώρου εργασίας δίπλα στο υπάρχον πεδίο αναζήτησης και στο φίλτρο Ομάδας, το οποίο περιορίζει τη λίστα σε άτομα που έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένο Χώρο εργασίας. Η ενέργεια Clear filters (Εκκαθάριση φίλτρων) επαναφέρει και τα τρία μαζί.
Η ενέργεια Export to Excel (Εξαγωγή σε Excel) κατεβάζει τον κατάλογο ως αρχείο .xlsx. Η λήψη περιλαμβάνει όλα τα άτομα που πληρούν τα φίλτρα που ισχύουν τη στιγμή εκείνη, όχι μόνο τις γραμμές που φαίνονται στη σελίδα, και η εξαγωγή καταγράφεται στο ίχνος ελέγχου του Οργανισμού.
Μια πρόσκληση παραμένει στα Pending invitations μέχρι να γίνει αποδεκτή ή να ανακληθεί, ακόμη και αφότου λήξει. Μια ληγμένη πρόσκληση εμφανίζει την κατάσταση Expired (Έληξε) αντί της κατάστασης Pending (Σε εκκρεμότητα), και οι ενεργές προσκλήσεις παρατίθενται πρώτες.
Το Portal κλείνει μια πρόσκληση και από μόνο του, σε μία περίπτωση: όταν το πρόσωπο που ονομάζει κατέχει ήδη όλα όσα θα του παρείχε η πρόσκληση. Αυτό συμβαίνει όταν η πρόσβαση φτάνει από άλλη διαδρομή, για παράδειγμα αν το πρόσωπο γίνει κάτοχος ή διαχειριστής Οργανισμού, αν προστεθεί σε μια Ομάδα που έχει ήδη τον Χώρο εργασίας, ή αν του παραχωρηθεί απευθείας ο Χώρος εργασίας. Δεν απομένει τότε τίποτα να δώσει η πρόσκληση, οπότε το Portal την ανακαλεί, παύει να προσφέρει την ενέργεια Resend (Επαναποστολή) και δεν στέλνει άλλο μήνυμα για αυτήν. Η καταχώριση φεύγει από τα Pending invitations χωρίς να την έχει αποδεχθεί κανείς, και το κλείσιμο καταγράφεται στο ίχνος ελέγχου του Οργανισμού. Μια πρόσκληση που παρέχει περισσότερα από όσα κατέχει ήδη το πρόσωπο δεν επηρεάζεται και παραμένει στη λίστα, με δυνατότητα επαναποστολής και ανάκλησης.
Ένας κάτοχος ή διαχειριστής Οργανισμού μπορεί να εφαρμόσει τις ενέργειες Resend (Επαναποστολή) και Revoke (Ανάκληση) σε οποιαδήποτε πρόσκληση της λίστας, συμπεριλαμβανομένων των ληγμένων, και να αλλάξει τον ρόλο Οργανισμού ενός ενεργού μέλους. Ο ρόλος του κατόχου αποτελεί εξαίρεση: μόνο ένας κάτοχος Οργανισμού μπορεί να ορίσει κάποιον ως κάτοχο, να αλλάξει τον ρόλο ενός κατόχου ή να αφαιρέσει έναν κάτοχο. Ένας διαχειριστής Οργανισμού διαχειρίζεται διαχειριστές και μέλη, και στη γραμμή ενός κατόχου ο ρόλος εμφανίζεται ως απλό κείμενο χωρίς την ενέργεια Remove (Αφαίρεση), με την αιτία να εμφανίζεται όταν περάσετε τον δείκτη πάνω από αυτήν. Κανείς δεν μπορεί να αλλάξει ή να αφαιρέσει τον εαυτό του, οπότε ένας Οργανισμός διατηρεί πάντοτε τουλάχιστον έναν κάτοχο. Για να μεταβιβάσετε την κυριότητα, ορίστε πρώτα το άλλο πρόσωπο ως κάτοχο και έπειτα μπορεί να σας αφαιρέσει. Η ενέργεια Revoke ζητά πρώτα επιβεβαίωση και ονομάζει την πρόσβαση σε Χώρους εργασίας και την ιδιότητα μέλους Ομάδων που φέρει η πρόσκληση, καθώς η ανάκληση αφαιρεί όλα αυτά και όχι μόνο την ιδιότητα μέλους Οργανισμού.
Οι μαζικές ενέργειες βασίζονται στον ίδιο κατάλογο. Κάθε γραμμή διαθέτει πλαίσιο επιλογής, και ένα πλαίσιο επιλογής στην κεφαλίδα του καταλόγου επιλέγει ταυτόχρονα όλες τις γραμμές της σελίδας. Ορισμένες γραμμές μένουν εκτός αυτής της επιλογής επειδή δεν μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο ενέργειας, και το πλαίσιο επιλογής εξηγεί τον λόγο όταν περάσετε τον δείκτη πάνω του: δεν μπορείτε να επιλέξετε τον εαυτό σας, και ένας διαχειριστής Οργανισμού δεν μπορεί να επιλέξει τη γραμμή ενός κατόχου, κάτι που μπορεί να κάνει μόνο ένας κάτοχος Οργανισμού.
Η επιλογή ενός ή περισσότερων ατόμων εμφανίζει μια γραμμή ενεργειών πάνω από τον κατάλογο που αναφέρει πόσα άτομα είναι επιλεγμένα, με το στοιχείο ελέγχου Change role to… (Αλλαγή ρόλου σε…) και την ενέργεια Remove. Το Change role to… προσφέρει τους ρόλους Member και Admin, και τον ρόλο Owner (Κάτοχος) μόνο όταν το συνδεδεμένο άτομο είναι κάτοχος Οργανισμού, τον ίδιο περιορισμό που εφαρμόζει ήδη ο κατάλογος γραμμή προς γραμμή. Η ενέργεια Remove ζητά πρώτα επιβεβαίωση, αναφέροντας πόσα άτομα πρόκειται να αποχωρήσουν από τον Οργανισμό και παραθέτοντάς τα ονομαστικά.
Μια μαζική ενέργεια στον κατάλογο χρηστών εφαρμόζεται είτε στο σύνολό της είτε καθόλου: αν οτιδήποτε στην επιλογή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί, δεν αλλάζει απολύτως τίποτα, και το μήνυμα κατονομάζει τα άτομα που πρέπει να αφαιρέσετε από την επιλογή πριν δοκιμάσετε ξανά. Δεν υπάρχει κάποιο μερικό αποτέλεσμα προς διευθέτηση. Η ίδια η επιλογή εκκαθαρίζεται όποτε αλλάζει ο υποκείμενος κατάλογος, με αλλαγή σελίδας, αλλαγή φίλτρου, ή μόλις ολοκληρωθεί μια ενέργεια, ώστε να μην μπορεί ποτέ να αναφέρεται σε κάποιον που ο κατάλογος δεν εμφανίζει πλέον.
Η ενέργεια Resend δίνει στην πρόσκληση νέα ημερομηνία λήξης και στέλνει νέο email. Η εκ νέου πρόσκληση της ίδιας διεύθυνσης αφορά την ίδια πρόσκληση και δεν δημιουργεί δεύτερη. Το Portal στέλνει νέο email όταν κάτι στην πρόσκληση πρέπει να αλλάξει, όπως μια ληγμένη πρόσκληση ή διαφορετικός ρόλος, και δεν στέλνει τίποτα όταν η πρόσκληση είναι ήδη ενημερωμένη. Η επιβεβαίωση είναι η ίδια σε κάθε περίπτωση, γι’ αυτό χρησιμοποιήστε την ενέργεια Resend όταν χρειάζεται να είστε βέβαιοι ότι στάλθηκε email. Μετά από κάθε αποστολή, η ενέργεια Resend δεν είναι διαθέσιμη για σύντομο διάστημα και αναφέρει πότε θα γίνει διαθέσιμη. Το διάστημα αυτό είναι μεγαλύτερο όταν το Portal δεν μπόρεσε να επιβεβαιώσει την τύχη του email: η πρόσκληση αποθηκεύεται, και το μήνυμα επιβεβαίωσης αναφέρει την παράδοση ως μη επιβεβαιωμένη, αντί να δηλώνει επιτυχία ή αποτυχία, ώστε ένα email που ενδέχεται να έχει ήδη παραδοθεί να μην σταλεί δεύτερη φορά. Η εκ νέου πρόσκληση της διεύθυνσης ή η χρήση της ενέργειας Resend όσο διαρκεί ακόμη αυτό το μεγαλύτερο διάστημα αναφέρει την ίδια αναμονή.
Οι μαζικές ενέργειες είναι διαθέσιμες και στα Pending invitations. Κάθε καταχώριση διαθέτει πλαίσιο επιλογής, το πλαίσιο επιλογής πάνω από τη λίστα επιλέγει ταυτόχρονα όλες τις προσκλήσεις που παρατίθενται, και η επιλογή μιας ή περισσότερων εμφανίζει μια γραμμή ενεργειών που αναφέρει πόσες είναι επιλεγμένες, με τις ενέργειες Resend και Revoke. Η ενέργεια Revoke εφαρμόζεται είτε σε ολόκληρη την επιλογή είτε καθόλου, όπως και οι μαζικές ενέργειες του καταλόγου χρηστών: αν έστω και μία επιλεγμένη πρόσκληση δεν μπορεί να ανακληθεί, δεν ανακαλείται καμία, και το μήνυμα κατονομάζει τις προσκλήσεις που πρέπει να αφαιρέσετε από την επιλογή πριν δοκιμάσετε ξανά.
Η ενέργεια Resend αναφέρει κάθε πρόσκληση χωριστά, καθώς στέλνει email και ένα email που έχει ήδη φύγει δεν παίρνεται πίσω. Μία ενέργεια μπορεί έτσι να αναφέρει ότι ορισμένες προσκλήσεις στάλθηκαν, ορισμένες βρίσκονται ακόμη στην αναμονή που ακολουθεί την τελευταία τους αποστολή, για ορισμένες το Portal δεν μπόρεσε να επιβεβαιώσει το email, και ορισμένες άλλαξαν από τη στιγμή που φορτώθηκε η σελίδα, για παράδειγμα μια πρόσκληση που κάποιος άλλος έχει ήδη επαναποστείλει ή ανακαλέσει. Διαβάστε το αποτέλεσμα αντί να θεωρήσετε δεδομένο ότι στάλθηκε κάθε επιλεγμένη πρόσκληση· μια πρόσκληση που βρίσκεται ακόμη στην αναμονή της μπορεί να επαναποσταλεί μόλις αυτή παρέλθει. Μία μαζική επαναποστολή καλύπτει έως 25 προσκλήσεις, καθώς κάθε μία από αυτές είναι ένα email προς ένα άτομο. Αν επιλέξετε περισσότερες, η ενέργεια Resend γίνεται μη διαθέσιμη και το αναφέρει, αντί να σας αφήσει να επιβεβαιώσετε μια αποστολή που θα απορριπτόταν· η ενέργεια Revoke παραμένει διαθέσιμη, έως 100 τη φορά.
Πάνω από τα Pending invitations υπάρχει πεδίο αναζήτησης που περιορίζει τη λίστα με βάση τη διεύθυνση email, όπως το πεδίο αναζήτησης πάνω από τον κατάλογο χρηστών. Περιορίζει επίσης τι επιλέγει το πλαίσιο επιλογής πάνω από τη λίστα, ώστε η επιλογή όλων να σημαίνει τις προσκλήσεις που βλέπετε και τίποτε άλλο, και η αλλαγή του όρου αναζήτησης εκκαθαρίζει την επιλογή αντί να την αφήνει να κρατά προσκλήσεις που η λίστα δεν εμφανίζει πλέον.
3.3 Πρόσκληση άμεσων συνεργατών Χώρου εργασίας
Χρησιμοποιήστε άμεση εκχώρηση όταν ένα άτομο χρειάζεται πρόσβαση σε συγκεκριμένο Χώρο εργασίας χωρίς ευρύτερη ιδιότητα μέλους Οργανισμού.
- Ανοίξτε τον Οργανισμό και εντοπίστε την κάρτα του Χώρου εργασίας.
- Επιλέξτε Access.
- Επιλέξτε Invite collaborators (Πρόσκληση συνεργατών).
- Πληκτρολογήστε μία ή περισσότερες διευθύνσεις email, έως 20 σε μία παρτίδα.
- Επιλέξτε Member (Μέλος) για συνεργάτη Χώρου εργασίας ή Admin (Διαχειριστής) για διαχειριστή Χώρου εργασίας.
- Επιλέξτε Send Invites (Αποστολή προσκλήσεων).
Οι εκκρεμείς προσκλήσεις Χώρου εργασίας εμφανίζονται στην ίδια σελίδα Access και παραμένουν στη λίστα μετά τη λήξη τους, με την κατάσταση Expired. Ένας διαχειριστής Χώρου εργασίας μπορεί να τις ανακαλέσει, συμπεριλαμβανομένων των ληγμένων, και μπορεί να αλλάξει τον ρόλο τους με τον ίδιο τρόπο. Η ενέργεια Resend είναι διαθέσιμη στις περισσότερες καταχωρίσεις· οι δύο καταχωρίσεις που περιγράφονται παρακάτω και δεν την προσφέρουν το αναφέρουν και εξηγούν τον λόγο. Η ενέργεια Resend εκδίδει νέο email και νέα ημερομηνία λήξης, και δεν είναι διαθέσιμη για σύντομο διάστημα μετά από κάθε αποστολή. Όπως και στη σελίδα People & Teams του Οργανισμού, το διάστημα αυτό είναι μεγαλύτερο όταν το Portal δεν μπόρεσε να επιβεβαιώσει την τύχη του email. Μια τέτοια αποστολή δίνει και πάλι στην πρόσκληση τη νέα ημερομηνία λήξης της, και αναφέρεται ως μη επιβεβαιωμένη αντί να δηλώνεται ως επιτυχία ή αποτυχία· η εκ νέου χρήση της ενέργειας Resend πριν παρέλθει το διάστημα αναφέρει αντ’ αυτού την αναμονή.
Κάθε είδος email διατηρεί τη δική του αναμονή. Το email του Οργανισμού και το email του Χώρου εργασίας αποστέλλονται χωριστά, επομένως μια αναμονή που εμφανίζεται σε μια καταχώριση δεν αναστέλλει την άλλη. Κάποιος που προσθέτετε σε έναν Οργανισμό και σε έναν Χώρο εργασίας μέσα στα ίδια λίγα λεπτά λαμβάνει έτσι και τα δύο emails. Και τα δύο αφορούν την ίδια πρόσκληση, οπότε αρκεί να αποδεχθεί το ένα από αυτά.
Για να αλλάξετε τον ρόλο σε μια καταχωρισμένη πρόσκληση Χώρου εργασίας χωρίς να προσκαλέσετε ξανά τη διεύθυνση, επιλέξτε τον ρόλο από το στοιχείο ελέγχου της καταχώρισης. Ο νέος ρόλος εφαρμόζεται όταν ο προσκεκλημένος αποδεχθεί την πρόσκληση. Η αλλαγή δεν στέλνει email και δεν μεταβάλλει την ημερομηνία λήξης της πρόσκλησης.
Οι προσκλήσεις Χώρου εργασίας διαφέρουν από τις προσκλήσεις Οργανισμού σε ένα σημείο. Η εκ νέου πρόσκληση μιας διεύθυνσης που έχει ήδη πρόσκληση Χώρου εργασίας στη λίστα δεν στέλνει ποτέ νέο email, ούτε όταν η πρόσκληση αυτή έχει λήξει: το Portal αναφέρει αντ’ αυτού ότι η διεύθυνση είχε ήδη προσκληθεί. Αν ο ρόλος που επιλέγετε διαφέρει από τον ρόλο της πρόσκλησης που βρίσκεται στη λίστα, η πρόσκληση αποκτά τον ρόλο της νέας παρτίδας, είτε αυτό τον ανεβάζει σε Admin είτε τον υποβαθμίζει σε Member, και το μήνυμα επιβεβαίωσης αναφέρει την αλλαγή. Για αυτές χρησιμοποιήστε την ενέργεια Resend, ή ανακαλέστε την πρόσκληση και προσκαλέστε εκ νέου τη διεύθυνση. Η ανάκληση και η εκ νέου πρόσκληση δημιουργούν νέα πρόσκληση μόνο όταν η πρόσκληση δεν παρέχει τίποτε άλλο πέρα από αυτόν τον Χώρο εργασίας: μια πρόσκληση που εξακολουθεί να παρέχει ενεργή πρόσβαση σε άλλον Χώρο εργασίας, ή που παρέχει επίσης ιδιότητα μέλους Οργανισμού, παραμένει εκκρεμής αφότου ανακαλέσετε την πρόσβασή της στον Χώρο εργασίας. Η εκ νέου πρόσκληση της διεύθυνσης αποκαθιστά τότε την πρόσβαση αυτή στην ίδια πρόσκληση, αντί να στείλει νέο email.
Μία καταχώριση συμπεριφέρεται διαφορετικά. Μια μοναδική πρόσκληση μπορεί να παρέχει τόσο ιδιότητα μέλους Οργανισμού όσο και πρόσβαση σε Χώρο εργασίας, κάτι που συμβαίνει όταν κάποιος με εκκρεμή πρόσκληση Χώρου εργασίας προσκληθεί στη συνέχεια στον Οργανισμό. Μια τέτοια καταχώριση επισημαίνεται ως Organization invitation (Πρόσκληση Οργανισμού).
Η ενέργεια Resend (Επαναποστολή) σε μια τέτοια καταχώριση επαναποστέλλει την πρόσκληση Οργανισμού, ακριβώς όπως θα συνέβαινε στη σελίδα People & Teams του Οργανισμού: εφαρμόζει τη διάρκεια ισχύος του Οργανισμού και στέλνει το email του Οργανισμού, καθώς αυτό είναι που αποδέχεται ο παραλήπτης. Για τον λόγο αυτό προσφέρεται μόνο στους κατόχους και τους διαχειριστές Οργανισμού. Ένας διαχειριστής Χώρου εργασίας που δεν κατέχει έναν από αυτούς τους ρόλους δεν βλέπει Resend σε αυτή την καταχώριση, και μια σημείωση κάτω από τη λίστα το αναφέρει: η διαχείριση ενός Χώρου εργασίας δεν παρέχει αρμοδιότητα επί της ιδιότητας μέλους Οργανισμού.
Καθετί άλλο στην καταχώριση αφορά τον Χώρο εργασίας και είναι διαθέσιμο σε κάθε διαχειριστή Χώρου εργασίας. Η αλλαγή του ρόλου διαχειρίζεται από εδώ, καθώς ο ρόλος αφορά την πρόσβαση στον Χώρο εργασίας και όχι την ιδιότητα μέλους Οργανισμού. Η ανάκληση από αυτό το σημείο αφαιρεί μόνο την πρόσβαση στον Χώρο εργασίας: η πρόσκληση Οργανισμού παραμένει εκκρεμής στη σελίδα People & Teams του Οργανισμού και η καταχώριση αφαιρείται από την παρούσα σελίδα Access. Η εκ νέου πρόσκληση της ίδιας διεύθυνσης σε αυτόν τον Χώρο εργασίας αποκαθιστά την πρόσβαση στην ίδια πρόσκληση, και το μήνυμα επιβεβαίωσης αναφέρει την αποκατάσταση και τον ρόλο που έχει πλέον η διεύθυνση. Τόσο η ανάκληση όσο και η αποκατάσταση καταγράφονται στο ίχνος ελέγχου του Οργανισμού.
Μια δεύτερη καταχώριση δεν προσφέρει την ενέργεια Resend και επισημαίνεται ως Sent from another account (Στάλθηκε από άλλον λογαριασμό). Εμφανίζεται όταν ένας Χώρος εργασίας έχει αλλάξει κάτοχο: οι προσκλήσεις που στάλθηκαν πριν από τη μεταφορά εξακολουθούν να παρέχουν πρόσβαση στον Χώρο εργασίας, αλλά ανήκουν στον λογαριασμό που τις έστειλε, και μόνο αυτός ο λογαριασμός μπορεί να τις στείλει ξανά. Μια σημείωση κάτω από τη λίστα το αναφέρει. Η αλλαγή του ρόλου και η ανάκληση παραμένουν διαθέσιμες, καθώς και οι δύο αφορούν την πρόσβαση αυτού του Χώρου εργασίας. Η ανάκληση μιας τέτοιας καταχώρισης αφαιρεί αυτή την πρόσβαση και τίποτε άλλο· όταν η πρόσκληση δεν παρείχε καμία άλλη πρόσβαση, κλείνει επίσης, και το κλείσιμο αυτό καταγράφεται στο ίχνος ελέγχου του λογαριασμού που την έστειλε και όχι στο δικό σας.
Ο προσκεκλημένος πρέπει να ανοίξει την πρόσκληση, να συνδεθεί με την προσκεκλημένη διεύθυνση email και να επιλέξει Accept invitation. Το άνοιγμα του συνδέσμου χωρίς αποδοχή δεν παρέχει πρόσβαση.
3.4 Χρήση Ομάδων για επαναλαμβανόμενη πρόσβαση
Μια Ομάδα συγκεντρώνει ενεργά μέλη Οργανισμού. Η ιδιότητα μέλους Ομάδας δεν έχει από μόνη της ρόλο. Ο ρόλος εκχωρείται όταν η Ομάδα αποκτά πρόσβαση σε Χώρο εργασίας.
Για να δημιουργήσετε και να εκχωρήσετε μια Ομάδα:
- Ανοίξτε τον Οργανισμό και ανοίξτε το People & Teams, το οποίο ανοίγει στο τμήμα Teams.
- Επιλέξτε Create team (Δημιουργία Ομάδας), δώστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα και προσθέστε περιγραφή αν βοηθά. Η περιγραφή είναι προαιρετική. Τα ονόματα Ομάδων είναι μοναδικά εντός ενός Οργανισμού, ανεξάρτητα από πεζά και κεφαλαία, οπότε μια δεύτερη Ομάδα με το ίδιο όνομα απορρίπτεται αντί να συγχωνευθεί με την πρώτη.
- Ανοίξτε την Ομάδα και, στην καρτέλα Members (Μέλη), επιλέξτε Add members (Προσθήκη μελών). Χρησιμοποιείται το ίδιο παράθυρο με τον Οργανισμό, με τις ίδιες καρτέλες Invite by email και Import a file. Όποιος προστίθεται σε Ομάδα χωρίς να ανήκει ακόμη στον Οργανισμό εντάσσεται σε αυτόν ως απλό μέλος Οργανισμού· μια Ομάδα δεν εκχωρεί ποτέ ρόλο Οργανισμού.
- Ανοίξτε την καρτέλα Access και επιλέξτε έναν Χώρο εργασίας στην ενότητα Workspace access (Πρόσβαση σε Χώρο εργασίας).
- Επιλέξτε τον ρόλο Member ή Admin και επιλέξτε Grant (Εκχώρηση). Για να αλλάξετε μια υπάρχουσα εκχώρηση, επιλέξτε τον νέο ρόλο στην καταχώρισή της, ή επιλέξτε ξανά τον Χώρο εργασίας και επιλέξτε Update (Ενημέρωση).
Μια Ομάδα έχει τέσσερις καρτέλες:
- Η καρτέλα Members περιέχει τα άτομα της Ομάδας και τις δικές της προσκλήσεις.
- Η καρτέλα Resources (Πόροι) είναι μόνο για ανάγνωση. Για κάθε Χώρο εργασίας στον οποίο έχει εκχωρηθεί πρόσβαση στην Ομάδα, παραθέτει τις Συνδέσεις, τα Έργα και τα Σύνολα εγγράφων που μοιράζεται αυτός ο Χώρος εργασίας με την Ομάδα, με έναν σύνδεσμο Open connectors (Άνοιγμα συνδέσεων) προς την οθόνη του Nous όπου γίνεται η διαχείρισή τους, καθώς και τους Digital Employees των Χώρων εργασίας στους οποίους φτάνει η Ομάδα. Ένα είδος που δεν έχει τίποτα το δηλώνει, αντί να εξαφανίζεται, ώστε μια κενή λίστα και μια λίστα που λείπει να μη μοιάζουν ποτέ ίδιες.
- Η καρτέλα Access είναι το μοναδικό σημείο όπου γίνονται, αλλάζουν και ανακαλούνται οι εκχωρήσεις Χώρων εργασίας της Ομάδας.
- Η καρτέλα Settings (Ρυθμίσεις) περιέχει το όνομα και την περιγραφή της Ομάδας, καθώς και την ενέργεια Delete team (Διαγραφή Ομάδας).
Η διαγραφή μιας Ομάδας την αφαιρεί για όλους και ανακαλεί την πρόσβαση που παρέχει. Τα μέλη διατηρούν τους λογαριασμούς τους, και η πρόσβαση που έχουν μέσω άλλης Ομάδας ή μέσω άμεσης εκχώρησης δεν επηρεάζεται. Η επιβεβαίωση ονομάζει την Ομάδα και αναφέρει πόσες ιδιότητες μέλους και πόσες εκχωρήσεις Χώρων εργασίας πρόκειται να αφαιρεθούν. Δεν υπάρχει δυνατότητα επαναφοράς, οπότε αν τη χρειαστείτε ξανά, δημιουργήστε εκ νέου την Ομάδα και εκχωρήστε την πάλι.
Οι Digital Employees που ανήκουν σε μια Ομάδα κληρονομούν την πρόσβαση γνώσης της Ομάδας στον Χώρο εργασίας. Η προβολή Resources της Ομάδας εμφανίζει αυτή την κληρονομημένη γνώση μόνο για ανάγνωση. Η ανάκληση της εκχώρησης της Ομάδας στον Χώρο εργασίας δεν επιτρέπει την πρόσβαση των Digital Employees, αλλά δεν αλλάζει τον κύκλο ζωής τους. Η νέα εκχώρηση της πρόσβασης της Ομάδας αποκαθιστά την πρόσβαση. Το Portal εμποδίζει την ενέργεια Delete team μέχρι να διαγραφούν πλήρως όλοι οι Digital Employees που ανήκουν σε αυτήν.
Κάθε ενεργό μέλος της Ομάδας αποκτά τον ρόλο της Ομάδας για τον συγκεκριμένο Χώρο εργασίας. Μια Ομάδα μπορεί να έχει διαφορετικούς ρόλους σε διαφορετικούς Χώρους εργασίας. Όταν ένα άτομο πρέπει να αποδεχθεί την πρόσκληση πριν γίνει ενεργό μέλος της Ομάδας, η καρτέλα Members εμφανίζει το στοιχείο ελέγχου Pending invitations με τον αριθμό των προσκλήσεων που εκκρεμούν και ανοίγει τη λίστα σε παράθυρο διαλόγου. Το στοιχείο ελέγχου δεν εμφανίζεται όταν δεν εκκρεμεί καμία πρόσκληση.
Οι προσκλήσεις Ομάδας συμπεριφέρονται όπως οι προσκλήσεις Οργανισμού. Μια ληγμένη πρόσκληση διατηρεί τη θέση της στη λίστα με την κατάσταση Expired, παραμένει διαθέσιμη για επαναποστολή και ανάκληση, και ανανεώνεται και αποστέλλεται ξανά αν προσθέσετε την ίδια διεύθυνση στην Ομάδα για δεύτερη φορά.
Χρησιμοποιήστε Ομάδες όταν η πρόσβαση ακολουθεί μια σταθερή επιχειρηματική ομάδα, όπως το Νομικό Τμήμα, το Οικονομικό Τμήμα ή η Εξυπηρέτηση Πελατών. Χρησιμοποιήστε άμεση εκχώρηση για εξαίρεση που αφορά ένα άτομο.
3.5 Έλεγχος ενεργής πρόσβασης
Η σελίδα Access του Χώρου εργασίας περιλαμβάνει τρεις περιοχές:
- Η ενότητα Teams with access (Ομάδες με πρόσβαση) παραθέτει τις Ομάδες που εκχωρούν ρόλο Χώρου εργασίας.
- Η ενότητα People with direct access (Άτομα με άμεση πρόσβαση) παραθέτει τις άμεσες εκχωρήσεις και τις προσκλήσεις Χώρου εργασίας που δεν έχουν γίνει αποδεκτές, συμπεριλαμβανομένων των ληγμένων.
- Η ενότητα Effective access (Ενεργή πρόσβαση) παραθέτει όλους όσοι μπορούν επί του παρόντος να ανοίξουν τον Χώρο εργασίας και την πηγή αυτής της πρόσβασης.
Ένα άτομο μπορεί να έχει ταυτόχρονα πολλές ενεργές πηγές:
- Αρμοδιότητα Οργανισμού
- Άμεση εκχώρηση Χώρου εργασίας
- Μία ή περισσότερες εκχωρήσεις Ομάδας
Το Portal χρησιμοποιεί τον υψηλότερο ενεργό ρόλο μεταξύ αυτών των πηγών. Η σειρά είναι κάτοχος, έπειτα διαχειριστής και, τέλος, μέλος. Μια άμεση εκχώρηση Member δεν υποβαθμίζει έναν ρόλο Admin που προέρχεται από τον Οργανισμό ή από Ομάδα.
Πριν αφαιρέσετε την πρόσβαση, ελέγξτε τις ενδείξεις πηγής του ατόμου στην ενότητα Effective access. Η αφαίρεση μιας άμεσης εκχώρησης δεν αφαιρεί εκχώρηση Ομάδας ή Οργανισμού. Η αφαίρεση ενός ατόμου από μία Ομάδα δεν αφαιρεί την πρόσβαση που παρέχεται από άλλη Ομάδα.
3.6 Ασφαλής αλλαγή ή αφαίρεση πρόσβασης
Επιλέξτε την ενέργεια που αντιστοιχεί στην πηγή:
| Πηγή πρόσβασης | Πού αλλάζει |
|---|---|
| Ρόλος Οργανισμού | People & Teams του Οργανισμού, τμήμα People |
| Άμεση εκχώρηση Χώρου εργασίας | Access του Χώρου εργασίας |
| Ιδιότητα μέλους Ομάδας | People & Teams του Οργανισμού και, στη συνέχεια, άνοιγμα της Ομάδας και χρήση της καρτέλας Members |
| Ρόλος Ομάδας σε Χώρο εργασίας | People & Teams του Οργανισμού και, στη συνέχεια, άνοιγμα της Ομάδας και χρήση της καρτέλας Access |
| Εκκρεμής πρόσκληση Οργανισμού | People & Teams του Οργανισμού, τμήμα People |
| Εκκρεμής πρόσκληση Χώρου εργασίας | Access του Χώρου εργασίας |
| Εκκρεμής πρόσκληση που παρέχει και ιδιότητα μέλους Οργανισμού | Access του Χώρου εργασίας για τον ρόλο στον Χώρο εργασίας και για την αφαίρεση της πρόσβασης σε αυτόν. Η επαναποστολή είναι διαθέσιμη είτε στη σελίδα Access είτε στη σελίδα People & Teams του Οργανισμού, μόνο σε κατόχους και διαχειριστές Οργανισμού |
Μετά από μια αλλαγή, επιστρέψτε στην ενότητα Effective access για να επιβεβαιώσετε το αποτέλεσμα. Οι αλλαγές πρόσβασης μπορεί να εμφανίσουν για λίγο κατάσταση συγχρονισμού προτού γίνουν διαθέσιμες στο Nous.
3.7 Η πρόσβαση διαχείρισης διαφέρει από την πρόσβαση σε έγγραφα
Οι ρόλοι Χώρου εργασίας ελέγχουν ποιος μπορεί να εισέλθει και να διαχειριστεί έναν Χώρο εργασίας. Δεν καθιστούν αυτόματα αναζητήσιμη κάθε ιδιωτική σύνδεση, σύνολο εγγράφων, Έργο ή άλλον κοινόχρηστο πόρο.
Χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου κοινής χρήσης κάθε πόρου για να επιλέξετε Everyone in this Workspace (Όλοι σε αυτόν τον Χώρο εργασίας), μια ονομασμένη Ομάδα ή άλλη υποστηριζόμενη ιδιωτική εμβέλεια. Αυτός ο διαχωρισμός επιτρέπει σε έναν διαχειριστή Χώρου εργασίας να διαχειρίζεται τον Χώρο εργασίας χωρίς να αποκτά σιωπηρά πρόσβαση σε κάθε ιδιωτικό έγγραφο.
Ανατρέξτε στις Συνδέσεις για την πρόσβαση στα έγγραφα μιας σύνδεσης και την κοινή χρήση με Ομάδες.