27  Αναζήτηση Γνώσης

Το Nous διαθέτει το συνδεδεμένο περιεχόμενο μέσω της Αναζήτησης Γνώσης στο μενού Εργαλεία του πλαισίου σύνταξης συνομιλίας. Η Αναζήτηση Γνώσης ξεκινά ενεργοποιημένη στις Όλες οι πηγές σε κάθε συνομιλία. Το μοντέλο αποφασίζει αν αυτή η αναζήτηση είναι χρήσιμη, επομένως οι χρήστες δεν χρειάζεται να την ενεργοποιήσουν πριν υποβάλουν μια ερώτηση γνώσης. Από το ίδιο μενού μπορούν να απενεργοποιήσουν την αναζήτηση ή να περιορίσουν ένα μήνυμα σε σύνολα εγγράφων και τύπους πηγών συνδέσμων.

27.1 Επιλογή εύρους αναζήτησης

Ανοίξτε μια συνομιλία και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο σύνταξης:

1. Κάντε κλικ στα Εργαλεία.
2. Επιβεβαιώστε ότι η Αναζήτηση Γνώσης είναι ενεργοποιημένη. Απενεργοποιήστε την μόνο όταν η τρέχουσα συνομιλία δεν πρέπει να χρησιμοποιεί συνδεδεμένη γνώση.
3. Ανοίξτε το Εύρος στη γραμμή της Αναζήτησης Γνώσης.
4. Επιλέξτε Όλες οι πηγές, ένα ή περισσότερα Σύνολα εγγράφων, μία ή περισσότερες Πηγές συνδέσμων ή έναν συνδυασμό συνόλων και πηγών.
5. Πληκτρολογήστε την ερώτηση και στείλτε την.

Η επιλογή Όλες οι πηγές είναι ενεργή όταν δεν έχει οριστεί στενότερο εύρος. Επιτρέπει αναζήτηση σε κάθε επιλέξιμη πηγή στην οποία έχει πρόσβαση ο τρέχων χρήστης και ο agent, ενώ το μοντέλο αποφασίζει αν θα αναζητήσει. Ένα επιλεγμένο σύνολο εγγράφων ή μια πηγή καθιστά την Αναζήτηση Γνώσης το πρώτο βήμα εργαλείου σε σειρά για αυτό το μήνυμα. Η ενότητα Σύνολα εγγράφων εμφανίζει επαναχρησιμοποιήσιμα, επιμελημένα εύρη. Η ενότητα Πηγές εμφανίζει απευθείας τους συνδεδεμένους τύπους πηγών, ακόμη και για συνδέσμους που δεν ανήκουν σε σύνολο εγγράφων. Ένας μη προεπιλεγμένος agent μπορεί να εμφανίζει μικρότερη λίστα, ανάλογα με τη γνώση που του έχει ανατεθεί.

Δημιουργήστε ένα σύνολο εγγράφων όταν οι χρήστες ή οι agents χρειάζονται ένα σταθερό, επώνυμο εύρος. Το σύνολο εγγράφων είναι προαιρετικό για μια ευρεία αναζήτηση: το περιεχόμενο ενός αναζητήσιμου συνδέσμου παραμένει διαθέσιμο μέσω της επιλογής Όλες οι πηγές ή της πηγής του συνδέσμου.

Συμβουλή

Για επαλήθευση μετά την ενεργοποίηση ενός νέου συνδέσμου, επιλέξτε την πηγή του συνδέσμου ή ένα σύνολο εγγράφων που τον περιλαμβάνει. Ένα στενό εύρος αφαιρεί τα άσχετα αποτελέσματα και παρέχει σαφέστερη ένδειξη για τη σωστή λειτουργία.

Μπορείτε να αλλάξετε το εύρος στη μέση μιας συνομιλίας. Τα προηγούμενα μηνύματα διατηρούν τις παραπομπές με τις οποίες δημιουργήθηκαν. Τα επόμενα μηνύματα χρησιμοποιούν το ενημερωμένο εύρος. Η Αναζήτηση Γνώσης και το εύρος της παραμένουν ενεργά για τα επόμενα μηνύματα της τρέχουσας συνομιλίας. Η έναρξη ή η αλλαγή συνομιλίας, assistant ή έργου, καθώς και η ανανέωση της σελίδας, επαναφέρουν την Αναζήτηση Γνώσης στην προεπιλεγμένη ενεργοποιημένη κατάσταση Όλες οι πηγές.

Η Βαθιά Έρευνα εκτελείται μόνη της για το μήνυμά της. Καταστέλλει προσωρινά την Αναζήτηση Γνώσης χωρίς να αλλάζει τον αποθηκευμένο διακόπτη ή το εύρος της, τα οποία επανέρχονται όταν ολοκληρωθεί ή απενεργοποιηθεί η Βαθιά Έρευνα.

Σημείωση

Ο συνθέτης υποστηρίζει έως οκτώ βήματα εργαλείων σε σειρά. Η Αναζήτηση Γνώσης στις Όλες οι πηγές δεν καταναλώνει βήμα. Ένα περιορισμένο εύρος Αναζήτησης Γνώσης καταναλώνει ένα βήμα, επειδή η αναζήτηση πρέπει να εκτελεστεί πρώτη.

27.2 Κατανόηση των χρόνων απάντησης

Κάθε απάντηση εμφανίζει μία γραμμή χρόνου στη συμπτυγμένη κεφαλίδα της. Η ανάπτυξη της κεφαλίδας δείχνει τα βήματα, αν υπάρχουν, και για μια ολοκληρωμένη απάντηση δύο σύντομες γραμμές χρόνου.

Συμπτυγμένη κεφαλίδα

• Εργάστηκε για εμφανίζεται αφού η απάντηση ολοκληρωθεί επιτυχώς. Είναι ο χρόνος στον διακομιστή για ολόκληρη την απάντηση, με τον αριθμό των βημάτων όταν υπάρχουν βήματα. Περιλαμβάνει την προετοιμασία, τη σύνταξη της απάντησης και την προετοιμασία αποθήκευσης, με μέτρηση πριν από την τελική επιβεβαίωση αποθήκευσης. Δεν περιλαμβάνει αυτή την επιβεβαίωση, μεταγενέστερη εργασία υπηρεσιών, μεταφορά ή εμφάνιση· δεν είναι ο συνολικός χρόνος του αιτήματος HTTP.
• Η απάντηση ξεκίνησε μετά από εμφανίζεται όταν το πρώτο κείμενο ήταν διαθέσιμο αλλά η ολοκλήρωση δεν έχει επιβεβαιωθεί, για παράδειγμα όσο η απάντηση ολοκληρώνεται ακόμη ή αφού απέτυχε. Μια απάντηση που διακόπηκε διατηρεί την κεφαλίδα διακοπής.
• Καταγεγραμμένη διάρκεια διατηρεί αριθμό του οποίου το εύρος προετοιμασίας ή ολοκλήρωσης δεν προσδιορίστηκε χωριστά. Μην τον ερμηνεύετε ως ανακατασκευασμένη διάρκεια έναρξης ή ολοκληρωμένης απόκρισης.
• Λεπτομέρειες απάντησης είναι η ουδέτερη κεφαλίδα όταν δεν υπάρχει θετική μετρημένη τιμή. Άγνωστες και μετρημένες μηδενικές τιμές δεν αντικαθίστανται με εκτιμήσεις του προγράμματος περιήγησης.

Γραμμές χρόνου στην ανάπτυξη

• Ξεκίνησε να γράφει μετά από είναι ο χρόνος στον διακομιστή μέχρι να είναι διαθέσιμο το πρώτο κείμενο της απάντησης. Περιλαμβάνει τα εργαλεία, την αναμονή του μοντέλου και τη συλλογιστική, καθώς και τη σύνταξη όταν η απάντηση δημοσιεύεται ολόκληρη. Δεν περιλαμβάνει τη μετάδοση στη συσκευή σας.
• Ολοκληρώθηκε μετά από είναι ο ίδιος χρόνος με το Εργάστηκε για: περιλαμβάνει επιπλέον τη σύνταξη ολόκληρης της απάντησης και την προετοιμασία της για αποθήκευση, στον διακομιστή.

Οι δύο γραμμές εμφανίζονται μόνο αφού επιβεβαιωθεί η επιτυχής ολοκλήρωση και μόνο όταν δείχνουν διαφορετικούς χρόνους. Όταν δείχνουν τον ίδιο χρόνο (οι διάρκειες στρογγυλοποιούνται προς τα πάνω σε ακέραια δευτερόλεπτα), το Εργάστηκε για της κεφαλίδας τα λέει ήδη όλα, οπότε δεν εμφανίζεται τίποτα επιπλέον και μια απάντηση χωρίς βήματα δεν έχει κάτι να αναπτύξει. Απαντήσεις που ακόμη ολοκληρώνονται, απέτυχαν ή έχουν μόνο καταγεγραμμένη διάρκεια δεν δείχνουν γραμμές χρόνου· η κεφαλίδα τους περιέχει ήδη τη μία μετρημένη τιμή.

Όσο περιμένετε, η Αναμονή έναρξης απάντησης (περίπου) είναι εκτίμηση του προγράμματος περιήγησης, όχι αποθηκευμένη μέτρηση του διακομιστή. Τίποτα δεν συνάγεται από το ρολόι του προγράμματος περιήγησης.

Μια απάντηση χωρίς βήματα εμφανίζει την κεφαλίδα μόνο όταν έχει νέα μέτρηση και δεν διακόπηκε. Παλαιότερες αποθηκευμένες απαντήσεις με μόνο παλιά καταγεγραμμένη διάρκεια και χωρίς βήματα δεν εμφανίζουν κεφαλίδα. Το νέο άνοιγμα αποθηκευμένης συνομιλίας και οι κοινόχρηστες συνομιλίες δείχνουν τους ίδιους χρόνους με τη ζωντανή απάντηση. Οι δημοσιευμένοι agents μπορούν να εμφανίζουν τη δική τους ουδέτερη σύνοψη δραστηριότητας και η Βαθιά Έρευνα διατηρεί τους χωριστούς χρόνους σχεδίου και αναφοράς· καμία από τις δύο δεν δείχνει τις γραμμές χρόνου στην ανάπτυξη.

Η συμπτυγμένη κεφαλίδα δείχνει μία γραμμή χρόνου· η ανάπτυξή της δείχνει πότε ξεκίνησε η σύνταξη και πότε ολοκληρώθηκε η απάντηση.

27.3 Προβολή παραπομπών

Οι απαντήσεις που βασίζονται σε ανακτημένα αποσπάσματα εμφανίζουν παραπομπές μέσα στο κείμενο. Μια λίστα ευρετηριασμένων αρχείων μπορεί αντί γι’ αυτό να εμφανίζει ονόματα και μεταδεδομένα χωρίς παραπομπές σε αποσπάσματα. Κάντε κλικ σε μια ένδειξη παραπομπής στην απάντηση για να ανοίξετε τον πίνακα Αναφερόμενες Πηγές.

Οι Αναφερόμενες Πηγές ξεχωρίζουν το κύριο έγγραφο και το συνημμένο, διατηρώντας το αρχικό όνομα PDF και τη σελίδα τους.

Κάθε παραπομπή εμφανίζει:

• το όνομα αρχείου της πηγής και τον σύνδεσμο
• διαθέσιμα μεταδεδομένα σελίδας ή τμήματος, όπως αριθμό σελίδας ή ετικέτα πηγής
• το ανεπεξέργαστο απόσπασμα όταν ανακτήθηκε περιεχόμενο· οι λίστες συναντήσεων εμφανίζουν ημερομηνίες και μεταδεδομένα πηγής, όχι απομαγνητοφωνήσεις

Όταν ένα αρχείο πηγής περιέχει χωριστά αναγνωρισμένα έγγραφα, οι παραπομπές διατηρούν το αρχικό όνομα αρχείου και διακρίνουν το Κύριο έγγραφο από το Συνημμένο N. Ένας τίτλος από το κείμενο του αντίστοιχου εγγράφου και οι διαθέσιμες πληροφορίες αρχικής σελίδας ή ενότητας προσδιορίζουν το μέρος στο οποίο γίνεται η παραπομπή. Οι αριθμοί σελίδων αφορούν το αρχικό αρχείο, όχι νέα αρίθμηση του συνημμένου.

Αυτά τα μέρη παραμένουν μέσα σε ένα αρχικό αρχείο πηγής. Μοιράζονται τα δικαιώματα, την αντικατάσταση και τη διαγραφή της πηγής· δεν είναι χωριστά μεταφορτωμένα αρχεία. Η παραπομπή διατηρεί το ίδιο μέρος όσο εμφανίζεται η απάντηση και όταν ανοίγετε ξανά την αποθηκευμένη συνομιλία. Αν η έκδοση της πηγής στην οποία αναφέρεται δεν είναι πλέον διαθέσιμη, η παραπομπή είναι μη διαθέσιμη αντί να ανακατευθύνεται σε έγγραφο αντικατάστασης.

Χρησιμοποιήστε τον πίνακα παραπομπών για να ελέγξετε τα τεκμήρια ενός ισχυρισμού. Το κείμενο της απάντησης μπορεί να είναι παράφραση, αλλά το ανακτημένο απόσπασμα δείχνει μόνο όσα επέστρεψε η αναζήτηση για τη συγκεκριμένη παραπομπή, όχι όλα τα πεδία του αρχικού αρχείου. Μια παραπομπή σε λάθος έγγραφο μπορεί να οφείλεται στην ανάκτηση ή στην επιλογή πηγής κατά τη σύνθεση της απάντησης. Ελέγξτε το απόσπασμα, το σύνολο εγγράφων και τον σύνδεσμο πριν αλλάξετε την προτροπή.

Όταν επαληθεύετε ένα ολοκαίνουργιο σύνολο, αναπτύξτε κάθε παραπομπή και επιβεβαιώστε ότι το κείμενο του τμήματος συμφωνεί με αυτό που περιμένετε από το αρχείο πηγής. Οι αντιστοιχίσεις μόνο βάσει τίτλου μπορεί να είναι παραπλανητικές: δύο αρχεία με παρόμοιους τίτλους μπορεί να συγκρούονται, ενώ το απόσπασμα αποκαλύπτει ποιο ανακτήθηκε πραγματικά.

Σημείωση

Μια κενή λίστα ιστορικών συναντήσεων δεν έχει παραπομπές πηγών. Για άλλες απαντήσεις χωρίς παραπομπές, ανοίξτε ξανά Εργαλεία > Αναζήτηση Γνώσης > Εύρος και επιβεβαιώστε ότι είναι επιλεγμένη η σωστή πηγή ή το σωστό σύνολο.

Σημείωση

Οι απαντήσεις της Αναζήτησης Γνώσης παραπέμπουν στα διαθέσιμα τεκμήρια των πηγών για τη συγκεκριμένη απάντηση. Μια ερώτηση με πολλά σκέλη μπορεί να συνδυάζει τεκμήρια από έγγραφα, αποσπάσματα κειμένου και εικόνες, με τις παραπομπές δίπλα στους σχετικούς ισχυρισμούς. Αν ένα βιβλίο εργασίας είναι μεγάλο ή διαθέσιμο μόνο εν μέρει, η απάντηση πρέπει να δηλώνει ότι η κάλυψη είναι μερική· αυτό δεν τεκμηριώνει συνολικό αποτέλεσμα για ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Αν δεν ανακτηθεί τεκμήριο, αυτό σημαίνει ότι δεν βρέθηκε στα διαθέσιμα αποτελέσματα και όχι ότι το έγγραφο δεν υπάρχει.

Το αρχικό όνομα αρχείου προσδιορίζει κάθε πηγή, μαζί με εικόνες και υπολογιστικά φύλλα. Οι παραπομπές σε γραμμές υπολογιστικών φύλλων φέρουν σχετική επισήμανση· η οπτική προεπισκόπηση σελίδας βιβλίου εργασίας μπορεί αντί γι’ αυτήν να εμφανίζει αριθμό σελίδας. Τα ονόματα φύλλων και οι λεπτομέρειες γραμμών, όταν υπάρχουν, παρέχουν επιπλέον πληροφορίες κάτω από το όνομα αρχείου. Ποσό τιμολογίου που τεκμηριώνεται μόνο από βιβλίο εργασίας δεν έχει διασταυρωθεί ανεξάρτητα με το έγγραφο του τιμολογίου και η απάντηση πρέπει να το δηλώνει. Οι παραπομπές PDF εμφανίζουν τους διαθέσιμους αριθμούς σελίδων της πηγής· η σελίδα προεπισκόπησης βιβλίου εργασίας ή η θέση φύλλου δεν είναι σελίδα PDF. Αν μια αναζήτηση αποτύχει, το βήμα στο χρονολόγιο της απάντησης εμφανίζει την αποτυχία και την αιτία της.

27.4 Αρχεία SharePoint όσο συνεχίζεται η ευρετηρίαση

Όσο μια σύνδεση SharePoint ανακαλύπτει ή ευρετηριάζει αρχεία, η Αναζήτηση Γνώσης μπορεί να εμφανίσει έως 25 επιτρεπόμενες αντιστοιχίες από την αναζήτηση της Microsoft μαζί με τα ευρετηριασμένα τεκμήρια. Οι αριθμημένες αντιστοιχίες δείχνουν ονόματα, τοποθεσίες και φακέλους. Το περιεχόμενό τους δεν έχει διαβαστεί, οπότε ο τίτλος μόνος του δεν τεκμηριώνει μια απάντηση.

Αν αναφέρετε ένα αρχείο με το ακριβές όνομά του και ολοκληρωθεί ο έλεγχος του επιλεγμένου εύρους, η συνομιλία μπορεί να το διαβάσει και να απαντήσει στον ίδιο γύρο. Αν ταιριάζουν περισσότερα αρχεία, επιλέξτε έναν αριθμό ή γράψτε «σύνοψε το δεύτερο». Η επιλογή λειτουργεί και αφού ανοίξετε ξανά τη συνομιλία. Η απάντηση παραπέμπει στο επιλεγμένο αρχείο SharePoint όταν μπόρεσε να διαβάσει το κείμενό του. Ένα σαρωμένο, υπερμεγέθες, μη υποστηριζόμενο, αλλαγμένο ή αργό αρχείο μπορεί να παραμείνει στη λίστα, ενώ η απάντηση δηλώνει ότι δεν μπόρεσε να ελέγξει το τρέχον περιεχόμενό του. Τυχόν ευρετηριασμένα τεκμήρια που χρησιμοποιούνται για αυτή την ερώτηση πρέπει να προέρχονται από το ίδιο αρχείο.

Η συνομιλία απαντά από το επιλεγμένο αρχείο SharePoint και παραπέμπει σε αυτό.

Μια σύνδεση σε όλες τις τοποθεσίες μπορεί να μην ελέγξει κάθε βιβλιοθήκη μέσα σε ένα αίτημα συνομιλίας. Η απάντηση αναφέρει τότε ότι ορισμένες τοποθεσίες ή βιβλιοθήκες δεν ελέγχθηκαν, χωρίς να ισχυρίζεται ότι δεν υπάρχουν αρχεία. Περιορίστε το αίτημα σε μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη για πληρέστερο έλεγχο. Μην θεωρείτε ένα ελλιπές αποτέλεσμα απόδειξη ότι το αρχείο δεν υπάρχει. Για συνδέσεις με Συγχρονισμό δικαιωμάτων, ένα αρχείο δεν εμφανίζεται ώσπου το Nous να έχει τρέχον τεκμήριο πρόσβασης για το ίδιο αρχείο και τη σύνδεση, ακόμη και αν το εντοπίσει η αναζήτηση της Microsoft.

27.5 Ερωτήσεις για ολόκληρο βιβλίο εργασίας

Όταν η Αναζήτηση Γνώσης ελέγχει υποψήφια έγγραφα, το χρονολόγιο της συνομιλίας εμφανίζει την ένδειξη Έλεγχος εγγράφων. Αν διακοπεί ένας έλεγχος, εμφανίζει την ένδειξη Η επαλήθευση εγγράφων διακόπηκε· επαναλαμβάνεται μία φορά όσο γίνεται η επανάληψη. Αφήστε ανοιχτή την ίδια συνομιλία. Αν χαθεί η σύνδεση, το αποθηκευμένο αποτέλεσμα εμφανίζεται στην ίδια συνομιλία όταν είναι έτοιμο· μην στείλετε ξανά την ερώτηση όσο η απάντηση συνεχίζεται.

Αν ένα έγγραφο δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί, η απάντηση πρέπει να διατηρεί τα επαληθευμένα ευρήματα, να ονομάζει το κενό κάλυψης και να χαρακτηρίζει τις λίστες ή τα σύνολα ως προσωρινά. Δεν πρέπει να παρουσιάζει έναν ελλιπή έλεγχο ως πλήρες αποτέλεσμα.

27.5.1 Καταγραφή, καταμέτρηση και άθροιση εγγράφων

Ερωτήσεις που ζητούν κάθε έγγραφο ενός είδους, όπως «δείξε όλα τα τιμολόγια του Ιουλίου 2026», «πόσες συμβάσεις υπογράψαμε το 2025» ή «σύνολο των εισερχόμενων τιμολογίων προς την KIEFER για τον Ιούλιο, με ποσά», απαντώνται από τον κατάλογο εγγράφων και όχι από τα πιο σχετικά αποσπάσματα. Ονομάστε το είδος εγγράφου (τιμολόγιο, σύμβαση, έκθεση, τεχνική προδιαγραφή ή αίτηση), την περίοδο και, για εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα, την εταιρεία προς την οποία ή από την οποία εκδόθηκαν. Η περίοδος μπορεί να καλύπτει έως δώδεκα μήνες.

Η απάντηση περιέχει τη λίστα εγγράφων, ένα σύνολο όπου αυτό μπορεί να επιβεβαιωθεί, και τα κενά κάλυψης. Όταν η λίστα αναφέρει υπολογιστικά φύλλα τιμολογίων, μπορεί να ακολουθεί ξεχωριστή ενότητα για τα υπολογιστικά φύλλα. Ρωτήστε για το περιεχόμενο ενός εγγράφου, για παράδειγμα για ποιο σκοπό εκδόθηκε ένα τιμολόγιο, σε ξεχωριστή ερώτηση.

Για εισερχόμενα τιμολόγια ή έξοδα, ένα συντομότερο όνομα της εταιρείας που τα λαμβάνει βρίσκει και τιμολόγια στα οποία ο τυπωμένος παραλήπτης αρχίζει με αυτό το όνομα. Για εξερχόμενα τιμολόγια ή έσοδα, το ίδιο ισχύει για την εταιρεία που τα εκδίδει. Έτσι το «EXAMPLE» βρίσκει το «EXAMPLE AE» και επίσης τη συγγενική εταιρεία «EXAMPLE SERVICES AE», ενώ η πλήρης επωνυμία «EXAMPLE AE» αφήνει έξω τη συγγενική εταιρεία. Μια ερώτηση που αναφέρει εταιρεία χωρίς να ζητά εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα μπορεί να βρει και τις δύο. Οι εταιρείες που δηλώνετε εσείς ως δικές σας, και όσες η Αναζήτηση Γνώσης εντοπίζει ως δικές σας από τα έγγραφά σας, πρέπει να ταιριάζουν με την πλήρη επωνυμία, εκτός από τα σημεία στίξης, τα κεφαλαία και πεζά γράμματα και τα κενά.

Αν το ερώτημα αφορά μόνο ένα νόμισμα, ονομάστε το ρητά, για παράδειγμα USD. Η λίστα και το μερικό σύνολο περιλαμβάνουν μόνο έγγραφα των οποίων το νόμισμα μπορεί να επιβεβαιωθεί· όσα έχουν άγνωστο νόμισμα παραμένουν κενό κάλυψης.

Τα σύνολα τιμολογίων αφαιρούν τα επαληθευμένα πιστωτικά σημειώματα, είτε το τυπωμένο ποσό τους έχει αρνητικό πρόσημο είτε όχι. Η απάντηση αναφέρει πόσα πιστωτικά αφαιρέθηκαν· δεν κατατάσσονται στις μεγαλύτερες χρεώσεις. Η καταμέτρηση αφορά διαφορετικά παραστατικά, όχι αντίγραφα αρχείων. Η απογραφή αρχείων μετρά χωριστά τα αρχικά αρχεία: ένα αρχείο μπορεί να περιέχει κύριο έγγραφο και πολλά συνημμένα. Κάθε έγγραφο της λίστας διατηρεί παραπομπή στο αντίστοιχο μέρος του αρχείου.

Μόνο ένας αποδεκτός διαχωρισμός σε ανεξάρτητα αναγνωρισμένα έγγραφα αλλάζει την καταμέτρηση και το σύνολο ολόκληρου του αρχείου. Κάθε χωριστό έγγραφο χρειάζεται δική του επαληθευμένη ταυτότητα παραστατικού· τα έγγραφα δεν συγχωνεύονται επειδή βρίσκονται στο ίδιο αρχείο. Τα αρχεία που δεν μπορούν να διαχωριστούν διατηρούν τον υπάρχοντα τρόπο καταμέτρησης, άθροισης και χειρισμού αντιγράφων για ολόκληρο το αρχείο, ακόμη και χωρίς επαληθευμένο αριθμό εγγράφου. Ένας ανεπίλυτος διαχωρισμός δεν σημαίνει ότι το αρχείο αποκλείεται ή ότι επιβεβαιώθηκε πως περιέχει ένα μόνο έγγραφο. Ένα αντίγραφο χωρίς αριθμό που μοιάζει με αριθμημένο τιμολόγιο διατηρεί την απάντηση προσωρινή.

Τα αρχεία που επιβεβαιώνονται από τον κατάλογο μπορούν να συνεισφέρουν ακόμη και χωρίς διαθέσιμο αναζητήσιμο κείμενο. Ένα ερώτημα που χρειάζεται λεπτομέρειες τις οποίες ο κατάλογος δεν μπορεί να επιβεβαιώσει παραμένει προσωρινό, αντί να τις επινοεί.

Η κάλυψη της καταμέτρησης και η κάλυψη των ποσών είναι χωριστές. Ένα επιβεβαιωμένο τιμολόγιο μπορεί να προσμετρηθεί ακόμη και χωρίς τιμή ή νόμισμα, εφόσον έχουν επιβεβαιωθεί τα άλλα ζητούμενα στοιχεία. Μια πλήρης καταμέτρηση δεν τεκμηριώνει πλήρες σύνολο για τα έγγραφα των οποίων τα ποσά επαληθεύτηκαν.

Η απάντηση παραθέτει τα επιβεβαιωμένα έγγραφα με ημερομηνίες, μέρη και ποσά και δίνει ένα σύνολο ανά νόμισμα. Όταν το σύνολο ενός τιμολογίου δεν μπορεί να επαληθευτεί άμεσα, μια ανεξάρτητη ανάγνωση από την τεχνητή νοημοσύνη ελέγχει το τυπωμένο ποσό, το νόμισμα και αν είναι πληρωτέο ή επιστροφή. Αν οι αναγνώσεις διαφωνούν, το ποσό δεν προστίθεται. Αν τα μόνα κενά είναι σύνολα που δεν διαβάστηκαν, μια σύντομη σημείωση ονομάζει έως πέντε έγγραφα και δίνει τον αριθμό των υπολοίπων. Το σύνολο περιλαμβάνει μόνο έγγραφα με επιβεβαιωμένο ποσό· αυτό δεν σημαίνει ότι τα ποσά που εξαιρέθηκαν είναι μηδέν. Για άλλα κενά διατηρείται η παρακάτω δήλωση κάλυψης. Όταν τα επιβεβαιωμένα έγγραφα αναφέρουν περισσότερες από μία εταιρείες στον ρόλο που αφορά η ερώτηση, κάθε σύνολο νομίσματος ακολουθείται από μία γραμμή μερικού συνόλου για καθεμία από αυτές με ποσό σε αυτό το νόμισμα. Ο ρόλος είναι ο παραλήπτης για τα εισερχόμενα και ο εκδότης για τα εξερχόμενα έγγραφα. Για άλλες ερωτήσεις είναι η μία εταιρεία που αναφέρει η ερώτηση· δεν εμφανίζονται γραμμές ανά εταιρεία όταν η ερώτηση αναφέρει και εκδότη και παραλήπτη ή κανέναν από τους δύο.

Όταν εμφανίζεται, η δήλωση κάλυψης είναι μία από τις εξής:

• ΠΛΗΡΗΣ σημαίνει ότι όλα τα έγγραφα που αφορούν το ερώτημα έχουν ληφθεί υπόψη χωρίς κενό κάλυψης. Η κάλυψη καταμέτρησης και η κάλυψη ποσών δηλώνονται χωριστά· μόνο πλήρης έλεγχος ποσών τεκμηριώνει πλήρες σύνολο.
• ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ονομάζει κάθε κενό: έγγραφα που ο κατάλογος δεν μπόρεσε να ταξινομήσει, αρχεία που ευρετηριάζονται ακόμη ή απέτυχαν, γραμμές υπολογιστικών φύλλων που δεν αντιστοιχίστηκαν σε επαληθευμένα έγγραφα, αδιάβαστα υπολογιστικά φύλλα ή έγγραφα που δεν ελέγχθηκαν. Περιεχόμενο που λείπει ή δεν είναι αναζητήσιμο, λεπτομέρειες που δεν μπορούν να επιβεβαιωθούν από μη αναγνώσιμο περιεχόμενο, ελλιπείς ή παλιές καταγραφές των μερών ενός αρχείου και αλλαγές δικαιωμάτων που δεν έχουν ολοκληρωθεί εμποδίζουν επίσης ένα πλήρες συγκεντρωτικό αποτέλεσμα. Η απουσία καταγραφής των μερών από μόνη της δεν αφαιρεί μια κατά τα άλλα επιβεβαιωμένη συνεισφορά ολόκληρου του αρχείου. Θεωρήστε τη λίστα κατώτερο όριο και τα σύνολα ως μερικά σύνολα των επιβεβαιωμένων εγγράφων.
• ΑΝΕΠΑΡΚΗΣ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ σημαίνει ότι το ερώτημα υπερέβη το όριο εγγράφων ή σάρωσης της απάντησης. Αν ταιριάζουν πάρα πολλά έγγραφα, περιορίστε την περίοδο ή ονομάστε το είδος εγγράφου. Για πλήρη σύνολα τιμολογίων και εξόδων, ο έλεγχος εξετάζει κάθε ορατό έγγραφο του επιλεγμένου εύρους αναζήτησης, ακόμη και όσα είναι εκτός περιόδου ή άλλου είδους. Εύρος με περισσότερα από 50.000 έγγραφα ή 250.000 ευρετηριασμένα σημεία δεν μπορεί να δώσει πλήρες σύνολο· περιορίστε το εύρος σε έργο ή σύνολο εγγράφων και ρωτήστε ξανά. Μια μικρότερη περίοδος από μόνη της δεν μειώνει αυτή την πλήρη σάρωση. Ο ΑΝΕΠΑΡΚΗΣ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ εμφανίζεται επίσης όταν ο κατάλογος εγγράφων δεν είναι πλήρης για τους τρέχοντες κανόνες εξαγωγής, για παράδειγμα μετά από ενημέρωση του τρόπου ανάγνωσης των λεπτομερειών των εγγράφων. Ο κατάλογος γίνεται ξανά πλήρης μόνο όταν τα επηρεαζόμενα έγγραφα υποβληθούν ξανά σε επεξεργασία· η απάντηση δεν δείχνει αν αυτό έχει ξεκινήσει. Δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν σχετικά έγγραφα.

Όταν κανένα έγγραφο δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί και ο κατάλογος δεν είναι πλήρης, ένα ερώτημα με περίοδο απαριθμεί επίσης τους φακέλους που φέρουν το όνομα της περιόδου και περιέχουν τα ζητούμενα έγγραφα, με τον αριθμό των ευρετηριασμένων αρχείων σε καθέναν («τουλάχιστον» όταν η σάρωση του φακέλου έφτασε στο όριό της) και μερικά ενδεικτικά αρχεία που μπορείτε να ανοίξετε. Οι αριθμοί είναι πλήθη αρχείων και τα παραδείγματα είναι δείγμα· κανένα από τα δύο δεν είναι επιβεβαιωμένη λίστα ή σύνολο.

Τα ελλιπή ή αμφίσημα στοιχεία παραμένουν ανεπίλυτα. Για παράδειγμα, ένα ευανάγνωστο ποσό δίπλα σε ένα δυσανάγνωστο γενικό σύνολο δεν τεκμηριώνει το σύνολο του εγγράφου, ενώ αντικρουόμενες ημερομηνίες έκδοσης δεν τεκμηριώνουν την περίοδό του. Έγγραφα χωρίς αναγνώσιμο κείμενο παραμένουν επίσης ανεπίλυτα όταν τα μεταδεδομένα τους δεν επαρκούν για να απαντηθεί το ερώτημα.

Για λίστες τιμολογίων και οικονομικών εγγράφων, η απάντηση ελέγχει τις γραμμές προσβάσιμων υπολογιστικών φύλλων τιμολογίων έναντι διακριτών, επαληθευμένων εγγράφων του ευρετηρίου. Μια γραμμή που αντιστοιχίζεται δεν προσθέτει δεύτερο τιμολόγιο ή ποσό στο σύνολο. Οι γραμμές χωρίς αντιστοίχιση ή με αμφίσημα στοιχεία ονομάζονται ως κενά κάλυψης· το υπολογιστικό φύλλο από μόνο του δεν τεκμηριώνει τιμολόγιο. Άλλες ερωτήσεις για υπολογιστικά φύλλα μπορούν να απαντηθούν σε ξεχωριστή ενότητα. Τα αδιάβαστα υπολογιστικά φύλλα παραμένουν κενό κάλυψης ακόμη και όταν τα ονόματα ή τα μεταδεδομένα τους δεν προσδιορίζουν τη ζητούμενη περίοδο ή το είδος εγγράφου. Μπορούν ακόμη να επιστραφούν μερικές λίστες, καταμετρήσεις και μερικά σύνολα μαζί με τα κενά τους. Μόνο πλήρης κάλυψη του αντίστοιχου μεγέθους τεκμηριώνει πλήρη λίστα, καταμέτρηση ή σύνολο· μια απάντηση βάσει συνάφειας μπορεί να παραλείψει έγγραφα.

27.6 Λίστες ιστορικών συναντήσεων

Ζητήστε από την Αναζήτηση Γνώσης τις ολοκληρωμένες συναντήσεις Sophea Meet σε ένα εύρος ημερομηνιών, για παράδειγμα, «Δείξε όλες τις συναντήσεις από 10 έως και 25 Αυγούστου, με ημερομηνίες και πηγές». Περιλαμβάνονται και οι δύο ημερομηνίες στην τοπική ζώνη ώρας σας. Η λίστα χρησιμοποιεί προσβάσιμες συναντήσεις του ευρετηρίου, όχι αναζήτηση απομαγνητοφωνήσεων βάσει συνάφειας ή την πρώτη σελίδα της ζωντανής εφαρμογής.

Κάθε αποτέλεσμα διατηρεί την ημερομηνία της συνάντησης και την παραπομπή πηγής. Οι λίστες επιστρέφουν έως τις 500 παλαιότερες αντίστοιχες συναντήσεις του ευρετηρίου. Αν η απάντηση αναφέρει μερικά αποτελέσματα, περιορίστε το εύρος ημερομηνιών· το πλήθος που εμφανίζεται δεν είναι το συνολικό. Παλαιότερες εγγραφές χωρίς γνωστή ημερομηνία συνάντησης εμφανίζονται μετά τις χρονολογημένες μόνο όταν ζητάτε όλο το ιστορικό, με την ένδειξη «Ημερομηνία μη διαθέσιμη». Δεν περιλαμβάνονται σε αναζητήσεις με εύρος ημερομηνιών. Ένα κενό εύρος σημαίνει ότι δεν βρέθηκαν αντίστοιχες προσβάσιμες συναντήσεις στο ευρετήριο, όχι ότι μια συνάντηση δεν πραγματοποιήθηκε.

Για όσα ειπώθηκαν, υποβάλετε ερώτηση για το περιεχόμενο της απομαγνητοφώνησης. Για το σημερινό πρόγραμμα ή την τρέχουσα κατάσταση συνάντησης, χρησιμοποιήστε τη συνδεδεμένη ζωντανή εφαρμογή.

27.7 Έγγραφα που άλλαξαν πρόσφατα

Ρωτήστε την Αναζήτηση Γνώσης ποια έγγραφα άλλαξαν πρόσφατα, για παράδειγμα, «Ποια έγγραφα άλλαξαν αυτή την εβδομάδα;» ή «Κάνε μια σύνοψη των πρόσφατων εγγράφων μου». Η απάντηση εμφανίζει έως 20 έγγραφα στα οποία έχετε πρόσβαση, από το νεότερο προς το παλαιότερο. Κάθε εγγραφή δείχνει την ημερομηνία της τελευταίας αλλαγής στην τοπική ζώνη ώρας σας, το όνομα του εγγράφου, τον φάκελο όταν είναι γνωστός, και την παραπομπή πηγής. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε εύρος ημερομηνιών. Περιλαμβάνονται και οι δύο ημερομηνίες στην τοπική ζώνη ώρας σας, όπως στις λίστες συναντήσεων.

Ως ημερομηνία χρησιμοποιείται η ώρα τελευταίας τροποποίησης στην πηγή για τα έγγραφα από συνδεδεμένες πηγές και η ώρα μεταφόρτωσης για τα αρχεία που μεταφορτώνονται. Έγγραφα χωρίς γνωστή ημερομηνία αλλαγής δεν εμφανίζονται· αυτό ισχύει και για αρχεία που μεταφορτώθηκαν πριν από αυτή την έκδοση. Η απάντηση αναφέρει ότι τα έγγραφα χωρίς ημερομηνία δεν περιλαμβάνονται. Οι συναντήσεις δεν ανήκουν σε αυτή τη λίστα· για συναντήσεις χρησιμοποιήστε μια λίστα ιστορικών συναντήσεων. Αν αντιστοιχούν περισσότερα από 20 έγγραφα, η απάντηση αναφέρει μερικά αποτελέσματα· περιορίστε το εύρος ημερομηνιών για να δείτε τα υπόλοιπα. Ένα κενό εύρος σημαίνει ότι δεν άλλαξαν προσβάσιμα έγγραφα στη συγκεκριμένη περίοδο. Η λίστα καλύπτει μόνο πλήρως ευρετηριασμένα έγγραφα, επομένως έγγραφα που ευρετηριάζονται ακόμη δεν εμφανίζονται. Δεν αποτελεί αναζήτηση βάσει συνάφειας και δεν διαβάζει το κείμενο των εγγράφων.

Για όσα λέει ένα έγγραφο της λίστας, υποβάλετε ερώτηση για το συγκεκριμένο έγγραφο.

27.8 Μοντέλο δικαιωμάτων

Η Αναζήτηση Γνώσης αξιολογεί την ταυτότητα του αιτούντος χρήστη στον χώρο εργασίας και τις ενεργές αρχές Portal Teams σε κάθε ερώτημα. Ένα επιλεγμένο εύρος μπορεί να περιορίσει το επιλέξιμο περιεχόμενο, αλλά δεν μπορεί να παρακάμψει μια ACL.

Η τρέχουσα ορατότητα του ευρετηριασμένου περιεχομένου προκύπτει από:

• πρόσβαση συνδέσμου ή συνόλου εγγράφων που έχει οριστεί ως δημόσια για τον χώρο εργασίας
• υποστηριζόμενες άμεσες αρχές χρηστών
• ενεργά Portal Teams συνδεδεμένα με έναν ιδιωτικό σύνδεσμο ή συμβατό σύνολο εγγράφων
• δικαιώματα εγγράφων του συστήματος προέλευσης για συνδέσεις SharePoint και Google Drive που έχουν ρυθμιστεί με Συγχρονισμό δικαιωμάτων

Η κοινή χρήση ενός συμβατού ιδιωτικού συνόλου εγγράφων με ένα Team μπορεί να προσθέσει αυτό το Team στην επιλέξιμη ACL για τα έγγραφα των συνδέσμων του, χωρίς να καταστήσει το περιεχόμενο δημόσιο για τον χώρο εργασίας. Αυτό διαφέρει από την επιλογή ενός συνόλου εγγράφων ως εύρους αναζήτησης: η επιλογή περιορίζει μόνο το αίτημα και δεν παραχωρεί ποτέ πρόσβαση ούτε παρακάμπτει την ACL που προκύπτει.

Τα εγγενή δικαιώματα ανά έγγραφο του παρόχου δεν αποτελούν γενικό μηχανισμό ACL για την αναζήτηση του Nous. Αντιγράφονται μόνο για υποστηριζόμενες συνδέσεις SharePoint και Google Drive που έχουν ρυθμιστεί με Συγχρονισμό δικαιωμάτων. Οι άλλες πηγές συνεχίζουν να χρησιμοποιούν τις διαδρομές πρόσβασης συνδέσμου και συνόλου εγγράφων που περιγράφονται παραπάνω. Ένα ιδιωτικό έγγραφο χωρίς υποστηριζόμενη αρχή Nous εξαιρείται από τα αποτελέσματα αντί να εκτίθεται δημόσια.

Σημείωση

Οι διαχειριστές χώρου εργασίας δεν παρακάμπτουν αυτόματα τις ACL αναζήτησης. Ελέγξτε την περιορισμένη γνώση με ένα πραγματικό μέλος του προβλεπόμενου Team, όχι μόνο με τον διαχειριστή που διαμόρφωσε τον σύνδεσμο.

Αν ένα μέλος μπορεί να ανακτήσει ένα αρχείο και ένα άλλο όχι, συγκρίνετε τα ενεργά Portal Teams τους και τις συνδέσεις πρόσβασης του συνδέσμου ή του συνόλου εγγράφων στο Nous. Ελέγξτε επίσης αν το μέλος εξακολουθεί να έχει άλλη πηγή πρόσβασης στον χώρο εργασίας μετά από μια πρόσφατη αλλαγή στο Portal.

27.9 Αντιμετώπιση προβλημάτων για αποτελέσματα που λείπουν

Όταν η αναζήτηση δεν επιστρέφει τίποτα, ακολουθήστε τη λίστα με τη σειρά. Σταματήστε στο πρώτο βήμα που επιλύει το πρόβλημα.

1. Ευρετηρίαση αναζήτησης. Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών του συνδέσμου και ελέγξτε τον πίνακα ευρετηρίασης αναζήτησης. Επιβεβαιώστε ότι τα αναμενόμενα αρχεία καταμετρώνται ως Αναζητήσιμα τώρα και εξετάστε τις κατηγορίες Χρειάζονται προσοχή. Οι διαχειριστές χώρου εργασίας μπορούν να επαναλάβουν τα αποτυχημένα έγγραφα από την ενότητα Χρειάζονται προσοχή· οι γραμμές που παραμένουν μετά την επανάληψη χρειάζονται ενέργεια στην πηγή.
2. Εύρος. Ανοίξτε ξανά Εργαλεία > Αναζήτηση Γνώσης > Εύρος και επιβεβαιώστε ότι είναι επιλεγμένη η προβλεπόμενη πηγή συνδέσμου ή το σύνολο εγγράφων. Επιλέξτε Όλες οι πηγές για να διακρίνετε ένα λάθος εύρους από ένα πρόβλημα εισαγωγής.
3. Διαμόρφωση συνόλου εγγράφων. Αν επιλέξατε ένα σύνολο εγγράφων, επιβεβαιώστε ότι είναι Ενημερωμένο και περιλαμβάνει τον αναμενόμενο σύνδεσμο.
4. Ακρίβεια ερωτήματος. Υποβάλετε ξανά την ερώτηση με ένα ακριβές όνομα αρχείου, τίτλο ή φράση σε εισαγωγικά που γνωρίζετε ότι υπάρχει στην πηγή.
5. Δικαιώματα. Για σύνδεση με Συγχρονισμό δικαιωμάτων, ελέγξτε την παραχώρηση στην πηγή και τον Τελευταίο συγχρονισμό δικαιωμάτων. Για άλλες συνδέσεις, ελέγξτε αν ο σύνδεσμος ή το συμβατό σύνολο εγγράφων είναι δημόσιο για τον Χώρο εργασίας ή κοινόχρηστο με Team και αν το επηρεαζόμενο μέλος ανήκει σε ενεργό συνδεδεμένο Team. Η κυριότητα του διαπιστευτηρίου από μόνη της δεν παραχωρεί πρόσβαση αναζήτησης.
6. Πρόσφατη επανευρετηρίαση. Ένας σύνδεσμος που ολοκλήρωσε πρόσφατα πλήρη επανευρετηρίαση μπορεί να επιστρέφει παλιά ή κενά αποτελέσματα μέχρι να ολοκληρωθεί εντελώς η επανευρετηρίαση. Ανοίξτε τον σύνδεσμο από τη σελίδα Υπάρχοντες σύνδεσμοι και ελέγξτε αν εκτελείται ακόμη κάποια εργασία ευρετηρίασης.

Αν κανένα από αυτά τα βήματα δεν επιλύσει το πρόβλημα, καταγράψτε το ερώτημα, το επιλεγμένο εύρος και το αναμενόμενο όνομα αρχείου και έπειτα απευθυνθείτε στην υποστήριξη της πλατφόρμας.

27.10 Επόμενα βήματα

• Σύνολα εγγράφων, για να δημιουργήσετε, να κοινοποιήσετε και να επεξεργαστείτε τα σύνολα στα οποία κάνατε αναζήτηση εδώ.
• Agents, για να συνδέσετε ένα επαληθευμένο σύνολο εγγράφων με έναν καθοδηγούμενο βοηθό, ώστε οι χρήστες να μην χρειάζεται να επιλέγουν το σύνολο χειροκίνητα.
• Επαλήθευση αναζήτησης και αντιμετώπιση προβλημάτων, για τον Εξερευνητή Εγγράφων, τα Σχόλια Εγγράφων και μια σειρά αντιμετώπισης προβλημάτων για αποτελέσματα που λείπουν ή είναι λανθασμένα.